Wer als Praxisinhaber über einen längeren Zeitraum ausfällt, muss sicherstellen, dass die IT-Infrastruktur der Praxis stabil und die Patientendaten sicher sind. Gleichzeitig braucht der BU-Antrag selbst digital aufbereitete Unterlagen aus Praxissoftware und Buchhaltung. Diese Checkliste kombiniert beide Aspekte und hilft Ihnen, den IT-Bereich für den BU-Fall vorzubereiten.

Die Checkliste

  1. Backup-Status der Praxissoftware prüfen: Stellen Sie sicher, dass tägliche automatische Backups der Praxisverwaltungssoftware laufen und auf einem separaten Medium oder in der Cloud gespeichert werden.
  2. Backup-Wiederherstellung testen: Führen Sie einen Testlauf der Wiederherstellung durch; ein Backup, das nicht wiederhergestellt werden kann, ist wertlos.
  3. Zugangsdaten sicher hinterlegen: Legen Sie Zugangsdaten für Praxissoftware, E-Mail-Konten und Online-Dienste verschlüsselt an einem sicheren Ort ab, auf den eine Vertrauensperson Zugriff hat.
  4. IT-Administrator oder Dienstleister benennen: Stellen Sie sicher, dass im Vertretungsfall eine kompetente Person oder ein IT-Dienstleister die Praxis-IT betreuen kann.
  5. Hardware-Wartungsverträge prüfen: Überprüfen Sie, ob Wartungsverträge für Server, Computer und Medizingeräte aktuell sind und im Störungsfall schnelle Reaktionszeiten garantieren.
  6. Notfallplan für IT-Ausfall erstellen: Legen Sie schriftlich fest, wie die Praxis bei einem IT-Ausfall (z. B. Serverdefekt, Ransomware) weiterarbeiten kann.
  7. Datensicherung nach DSGVO gewährleisten: Stellen Sie sicher, dass Backups verschlüsselt sind und nur autorisierte Personen Zugriff haben; prüfen Sie, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Backup-Dienstleister besteht.
  8. Praxissoftware-Daten für BU-Antrag exportieren: Exportieren Sie rechtzeitig alle für den BU-Antrag benötigten Abrechnungsdaten aus der Praxissoftware, bevor ein möglicher IT-Ausfall dies verhindert.
  9. E-Mail-Kommunikation regeln: Klären Sie, wer in Ihrer Abwesenheit praxisbezogene E-Mails liest und beantwortet; richten Sie ggf. eine Abwesenheitsbenachrichtigung ein.
  10. Software-Lizenzen aktuell halten: Stellen Sie sicher, dass alle Lizenzen für Praxissoftware und Sicherheitsprogramme aktuell sind und keine Ablaufdaten übersehen werden.
  11. Telematikinfrastruktur-Zugang regeln: Klären Sie, ob und wie der TI-Konnektor und die Kartenterminals während Ihrer Abwesenheit gewartet und genutzt werden können.
  12. Revisionssichere Archivierung prüfen: Stellen Sie sicher, dass digitale Patientenakten und Abrechnungsunterlagen revisionssicher und für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gesichert sind.

Typische Fehler

  • Backup nicht getestet: Viele Praxen haben technisch eingerichtete Backups, die in der Praxis nie auf Funktionsfähigkeit getestet wurden.
  • Zugangsdaten nicht dokumentiert: Fällt der Praxisinhaber plötzlich aus und sind Zugangsdaten nicht hinterlegt, kann das Praxisteam keine Systeme nutzen oder betreuen.
  • Kein IT-Notfallplan: Ohne dokumentierten Notfallplan weiß das Personal im IT-Ausfall nicht, wie es reagieren soll, was zu Behandlungsausfällen führen kann.

Fazit

IT-Sicherheit und Datensicherung sind keine Themen für den BU-Fall, sondern Dauerpflicht. Wer rechtzeitig Vorkehrungen trifft, sichert sowohl den Praxisbetrieb als auch seine eigene Antragsstellung. Ärzteversichert berät zu umfassenden Absicherungskonzepten für niedergelassene Ärzte. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

Persönliche Beratung zu diesem Thema?

Kostenfreie Erstberatung anfragen →