Ein plötzlicher Ausfall des Praxisinhabers durch Krankheit oder Unfall stellt das gesamte Praxisteam vor erhebliche Herausforderungen. Wer kein Notfallkonzept hat, riskiert nicht nur den Patientenversorgung, sondern auch wirtschaftliche Schäden und rechtliche Probleme. Diese Checkliste hilft Ihnen, ein praxistaugliches Notfallkonzept zu erstellen und aktuell zu halten.

Die Checkliste

  1. Vertretungsarzt im Voraus vereinbaren: Schließen Sie eine schriftliche Vertretungsvereinbarung mit einem Kollegen oder einem Vertretungsarzt-Dienst ab; klären Sie Modalitäten, Vergütung und Haftung.
  2. Vollmachten erteilen: Erteilen Sie einer Vertrauensperson (Praxismanager, Ehepartner, Steuerberater) Vollmacht für geschäftliche Entscheidungen; notarielle Beglaubigung für weitreichende Vollmachten prüfen.
  3. Zugangsdaten und Passwörter hinterlegen: Legen Sie alle relevanten Zugangsdaten sicher und zugänglich für autorisierte Personen ab.
  4. Patientenversorgung sicherstellen: Legen Sie fest, wie dringende Patientenanliegen im Vertretungsfall bearbeitet werden und wer Patienten informiert.
  5. Bankverbindungen und laufende Zahlungen regeln: Klären Sie, wer im Notfall Überweisungen ausführen darf und ob Vollmachten für Bankkonten vorliegen.
  6. Laufende Verträge und Lieferanten informieren: Erstellen Sie eine Liste aller wichtigen Vertragspartner (Vermieter, Labore, Abrechnungsdienste) mit Kontaktdaten für den Notfall.
  7. Personalführung im Notfall regeln: Legen Sie fest, wer in Ihrer Abwesenheit Personalentscheidungen treffen darf; stellen Sie sicher, dass Gehaltszahlungen automatisch laufen.
  8. Testament und Vorsorgevollmacht aktualisieren: Überprüfen Sie, ob Testament und Vorsorgevollmacht den aktuellen Verhältnissen entsprechen und den Praxisbetrieb im Ernstfall regeln.
  9. Versicherungspolicen und Dokumente zugänglich machen: Legen Sie alle wichtigen Dokumente an einem sicheren, aber für Vertrauenspersonen zugänglichen Ort ab.
  10. Notfallkonzept schriftlich dokumentieren: Fassen Sie alle Regelungen in einem Notfallordner zusammen; aktualisieren Sie ihn mindestens jährlich.
  11. Steuerberater und Rechtsanwalt informieren: Teilen Sie Ihrem Steuerberater und Anwalt mit, dass ein Notfallkonzept existiert und wo es zu finden ist.
  12. Regelmäßige Überprüfung einplanen: Planen Sie eine jährliche Überprüfung des Notfallkonzepts; Änderungen in Personal, Praxis oder Familie müssen eingearbeitet werden.

Typische Fehler

  • Kein schriftliches Notfallkonzept: Viele Praxisinhaber haben zwar Überlegungen im Kopf, aber kein Dokument, das das Praxisteam im Ernstfall anleitet.
  • Vollmachten nicht aktuell: Veraltete oder fehlende Vollmachten blockieren im Notfall geschäftliche Entscheidungen für Wochen.
  • Vertretungsarzt nicht vorab vereinbart: Wer erst im Akutfall einen Vertretungsarzt sucht, findet in der Regel nicht sofort jemanden, der die Praxis übernehmen kann.

Fazit

Ein Notfallkonzept ist keine Vorsichtsmaßnahme für Pessimisten, sondern ein Zeichen professioneller Praxisführung. Ärzteversichert empfiehlt, das Notfallkonzept als festen Bestandteil des Praxismanagements zu etablieren. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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