Das Praxispersonal ist im BU-Fall die erste und wichtigste Stütze des Praxisbetriebs. Mitarbeiter, die gut informiert sind und klare Aufgaben kennen, können die Praxis auch ohne den Inhaber eine Zeit lang stabil halten. Diese Checkliste hilft Ihnen, die Personalinformation im BU-Fall strukturiert und professionell zu gestalten.

Die Checkliste

  1. Schlüsselperson im Praxisteam benennen: Legen Sie fest, welche Person in Ihrer Abwesenheit die koordinierende Rolle übernimmt; idealerweise ist dies die erfahrenste MFA oder Praxismanagerin.
  2. Personalinformation zeitnah und klar gestalten: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich über die Situation; Unsicherheit und Gerüchte schaden dem Betrieb mehr als eine klare Nachricht.
  3. Aufgaben und Zuständigkeiten schriftlich verteilen: Erstellen Sie eine klare Aufgabenverteilung für den Vertretungsfall; jeder Mitarbeiter sollte wissen, was er tun muss.
  4. Gehalts- und Personalverwaltung regeln: Klären Sie, wer in Ihrer Abwesenheit Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge und Personalgespräche übernimmt.
  5. Arbeitsrechtliche Pflichten im Blick behalten: Informieren Sie sich, welche arbeitsrechtlichen Pflichten bei einer längeren Abwesenheit des Arbeitgebers entstehen; ziehen Sie ggf. einen Arbeitsrechtler hinzu.
  6. Vertretungsarzt dem Personal vorstellen: Stellen Sie den Vertretungsarzt Ihrem Team vor, bevor Sie ausfallen; ein vertrautes Gesicht erleichtert die Zusammenarbeit.
  7. Notfallkontakt für das Personal benennen: Geben Sie dem Team eine Kontaktperson (z. B. Ihre Vertrauensperson oder den Anwalt) für dringende Fragen.
  8. Vollmacht für Praxismanager prüfen: Prüfen Sie, ob dem Praxismanager oder der leitenden MFA eine Vollmacht für administrative Aufgaben erteilt werden sollte.
  9. Personalakte und Vertragsunterlagen zugänglich machen: Legen Sie fest, wer Zugang zu Personalunterlagen hat, und stellen Sie sicher, dass dieser Zugang rechtskonform ist.
  10. Mitarbeiter über eigene Rechte und Pflichten informieren: Klären Sie das Team über ihre Rechte (z. B. Sonderkündigungsrecht bei Betriebsstilllegung) und Pflichten im Vertretungsfall auf.
  11. Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern regeln: Stellen Sie sicher, dass auch im BU-Fall die Beitragszahlungen an Krankenkasse und Rentenversicherung korrekt und rechtzeitig erfolgen.
  12. Regelmäßige Updates an das Team gewährleisten: Informieren Sie Ihr Personal regelmäßig über den Stand der BU-Situation und die weitere Praxisplanung.

Typische Fehler

  • Personal zu spät informiert: Je länger Mitarbeiter im Unklaren gelassen werden, desto mehr Unsicherheit und Abwanderungsbereitschaft entsteht.
  • Keine klare Führungsverantwortung benannt: Ohne eine klar benannte Koordinationsperson entstehen Chaos und Entscheidungsvakuum.
  • Gehaltsabwicklung nicht geregelt: Fehlende Regelungen für die Gehaltsabrechnung können zu Liquiditätsproblemen und arbeitsrechtlichen Konflikten führen.

Fazit

Ein gut informiertes Praxisteam ist im BU-Fall das wichtigste Kapital des Praxisinhabers. Wer vorausschauend plant, sichert den Praxisbetrieb und das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter. Ärzteversichert unterstützt Praxisinhaber bei der ganzheitlichen BU-Vorbereitung. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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