Arztpraxen sind nach §135a SGB V zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems verpflichtet. Im BU-Fall muss das QM-System auch ohne den Praxisinhaber funktionieren. Gleichzeitig kann eine vollständige QM-Dokumentation dem Versicherer gegenüber nachweisen, dass die Praxis professionell und regelkonform geführt wurde. Diese Checkliste hilft Ihnen, den QM-Bereich im BU-Kontext zu strukturieren.

Die Checkliste

  1. QM-Handbuch auf Aktualität prüfen: Stellen Sie sicher, dass das QM-Handbuch der Praxis aktuell ist und alle relevanten Prozesse, Verantwortlichkeiten und Qualitätsziele dokumentiert.
  2. QM-Beauftragten benennen oder bestätigen: Klären Sie, wer in Ihrer Abwesenheit die Aufgaben des QM-Beauftragten übernimmt; dies kann eine geeignete MFA oder ein Praxismanager sein.
  3. Prozessdokumentationen aktualisieren: Überprüfen Sie Ablaufbeschreibungen für Kernprozesse (Patientenaufnahme, Notfallmanagement, Hygiene) auf Aktualität und Vollständigkeit.
  4. Beschwerdemanagement-Protokoll aktuell halten: Stellen Sie sicher, dass laufende Beschwerden dokumentiert und in Bearbeitung sind; legen Sie fest, wer während Ihrer Abwesenheit das Beschwerdemanagement führt.
  5. Fehlermeldebogen und CIRS prüfen: Stellen Sie sicher, dass das Critical Incident Reporting System (CIRS) weiterläuft; informieren Sie das Team, wer Einträge bearbeitet.
  6. Fortbildungsnachweise und QM-Schulungen sichern: Archivieren Sie alle Teilnahmenachweise für QM-Schulungen; diese sind bei externen Audits vorzulegen.
  7. Zertifizierungsstatus klären: Falls Ihre Praxis zertifiziert ist (z. B. QEP, DIN EN ISO), prüfen Sie, welche Meldepflichten bei einer längeren Abwesenheit des Praxisinhabers bestehen.
  8. Checklisten und Arbeitshilfen zugänglich machen: Stellen Sie sicher, dass alle QM-relevanten Checklisten und Handlungsanweisungen für das Team jederzeit zugänglich sind.
  9. Datenschutz und QM verbinden: Stellen Sie sicher, dass auch die datenschutzbezogenen QM-Prozesse (z. B. Datenpannenmeldung) während Ihrer Abwesenheit geregelt sind.
  10. Interne Audits planen und delegieren: Wenn interne QM-Audits fällig sind, delegieren Sie die Durchführung an geeignetes Personal oder verschieben Sie diese nach Ihrer Rückkehr.
  11. Versicherungsnachweis für QM-Zertifizierung aufbewahren: Manche Versicherer oder KVen verlangen Nachweise über das QM-System; stellen Sie sicher, dass diese Unterlagen zugänglich sind.
  12. QM-Dokumentation als Leistungsnachweis nutzen: Im BU-Verfahren kann eine vollständige QM-Dokumentation nachweisen, in welchem Umfang Sie vor Eintritt der Berufsunfähigkeit tätig waren.

Typische Fehler

  • QM-Handbuch jahrelang nicht aktualisiert: Veraltete Prozessbeschreibungen entsprechen nicht der gelebten Praxis und führen bei Audits zu Beanstandungen.
  • QM-Verantwortung nicht delegiert: Wer keine Stellvertretungsregelung für QM-Aufgaben hat, lässt das System im BU-Fall brach liegen.
  • CIRS während Abwesenheit nicht betrieben: Das Fehlen eines aktiven Fehlermeldesystems kann bei Schadensereignissen zu haftungsrechtlichen Problemen führen.

Fazit

Ein gut geführtes QM-System ist nicht nur Pflicht, sondern Schutz: Es belegt professionelle Praxisführung und vereinfacht den BU-Nachweis. Ärzteversichert empfiehlt, QM-Dokumentation als Teil der Praxisvorsorge zu betrachten. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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