Ein DSGVO-Update in der Arztpraxis ist keine kostenlose Pflichtübung. Beraterhonorare, neue Software, Mitarbeiterschulungen und externe Datenschutzbeauftragte summieren sich schnell auf mehrere Tausend Euro. Wer die Kosten im Vorfeld realistisch kalkuliert, vermeidet böse Überraschungen und kann Ausgaben zielgerichtet planen und steuerlich geltend machen. Diese Checkliste gibt Ihnen einen strukturierten Überblick.

Die Checkliste

  1. Beratungskosten erfassen: Datenschutzrechtliche Beratung durch einen spezialisierten Anwalt oder Berater ist häufig der größte Kostenpunkt. Holen Sie mindestens zwei Angebote ein und definieren Sie den Umfang klar.
  1. Externer Datenschutzbeauftragter einkalkulieren: Falls Ihre Praxis keinen internen DSB bestellt hat, müssen Sie einen externen beauftragen. Die jährlichen Kosten liegen je nach Anbieter zwischen 500 und 2.000 Euro.
  1. Softwareaktualisierungen budgetieren: DSGVO-Updates erfordern häufig Anpassungen an der Praxissoftware. Fragen Sie Ihren Anbieter frühzeitig nach anfallenden Lizenz- oder Anpassungskosten.
  1. Schulungskosten für Personal einplanen: Jede Datenschutzschulung kostet Zeit und Geld. Kalkulieren Sie sowohl externe Schulungskosten als auch den Arbeitsausfall während der Schulung.
  1. Technische Maßnahmen bewerten: Neue Backup-Systeme, verschlüsselte Kommunikation oder Zugangskontrollsysteme können erhebliche Investitionen bedeuten. Holen Sie Angebote ein und erstellen Sie einen Investitionsplan.
  1. Dokumentationsaufwand intern bewerten: Die Erstellung und Pflege des Verarbeitungsverzeichnisses, der Datenschutzerklärungen und der Einwilligungsformulare kostet interne Arbeitszeit. Erfassen Sie diesen Aufwand realistisch.
  1. Kosten für Musterverträge und AVV prüfen: Auftragsverarbeitungsverträge können von Verbänden bezogen oder von einem Anwalt erstellt werden. Klären Sie, ob kostengünstige Vorlagen für Ihre Praxisform verfügbar sind.
  1. Versicherungsschutz überprüfen: Prüfen Sie, ob Ihre Cyberversicherung oder Betriebshaftpflicht DSGVO-Verstöße und Datenpannen abdeckt. Anpassungen am Versicherungsschutz können zusätzliche Prämien verursachen.
  1. Steuerliche Absetzbarkeit prüfen: Beratungskosten, Software und Schulungen sind in der Regel als Betriebsausgaben abziehbar. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater die korrekte Zuordnung.
  1. Puffer für unvorhergesehene Kosten einplanen: Erfahrungsgemäß überschreiten DSGVO-Projekte die ursprüngliche Kalkulation um 20–30 %. Planen Sie einen entsprechenden Puffer ein.
  1. Kosten-Nutzen-Abwägung dokumentieren: Halten Sie schriftlich fest, warum bestimmte Maßnahmen ergriffen oder bewusst nicht ergriffen wurden. Das zeigt bei einer Prüfung, dass Sie die Anforderungen ernsthaft abgewogen haben.

Typische Fehler

Interner Aufwand unterschätzt: Viele Praxen kalkulieren nur externe Kosten und vergessen die interne Arbeitszeit für Dokumentation, Schulung und Koordination.

Steuerliche Absetzbarkeit nicht genutzt: Datenschutzausgaben werden oft nicht konsequent als Betriebsausgaben erfasst und bleiben damit steuerlich ungenutzt.

Keine Angebotsvergleiche: Besonders bei externen Datenschutzbeauftragten variieren die Preise erheblich. Ohne Vergleich zahlen Praxen häufig deutlich zu viel.

Fazit

Eine sorgfältige Kostenkalkulation ist die Grundlage für ein erfolgreiches DSGVO-Update. Ärzteversichert empfiehlt, den Steuerberater frühzeitig einzubeziehen und alle Ausgaben lückenlos zu dokumentieren. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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