Falsch verwendete oder veraltete EBM-Abrechnungscodes sind eine der häufigsten Ursachen für Honorarverluste und Rückforderungen durch die Kassenärztliche Vereinigung. Der Einheitliche Bewertungsmaßstab wird regelmäßig aktualisiert – neue Leistungspositionen kommen hinzu, alte entfallen oder werden geändert. Wer sein EBM-Controlling nicht systematisch betreibt, verliert bares Geld oder riskiert eine Plausibilitätsprüfung. Diese Checkliste zeigt, wie Sie Ihre Abrechnungscodes regelmäßig auf Korrektheit und Vollständigkeit prüfen.

Die Checkliste

  1. Aktuelle EBM-Version prüfen: Laden Sie die neueste Version des EBM von der KBV-Website herunter und vergleichen Sie, ob Ihre Praxissoftware bereits die aktuellen Codes enthält. Updates werden in der Regel quartalsweise eingespielt.
  1. Liste der genutzten GOP erstellen: Erstellen Sie eine Übersicht aller Gebührenordnungspositionen (GOP), die in Ihrer Praxis regelmäßig abgerechnet werden. Das ist die Grundlage für jede Controlling-Prüfung.
  1. Ausschlüsse und Kombinationsverbote kontrollieren: Für viele EBM-Positionen gelten Abrechnungsausschlüsse. Prüfen Sie, ob in Ihrer Abrechnung Kombinationen vorkommen, die im EBM explizit ausgeschlossen sind.
  1. Abrechnungsfrequenzen kontrollieren: Viele GOP dürfen nur einmal pro Quartal, einmal pro Behandlungsfall oder nur unter bestimmten Bedingungen abgerechnet werden. Überschreitungen führen zu Korrekturen durch die KV.
  1. Neue GOP für erbrachte Leistungen identifizieren: Prüfen Sie, ob neu eingeführte EBM-Positionen für Leistungen bestehen, die Sie bereits erbringen, aber bislang nicht gesondert abrechnen. Hier schlummern oft ungenutzte Honorarpotenziale.
  1. Weggefallene GOP aus der Software entfernen: Wenn veraltete Codes noch in der Praxissoftware hinterlegt sind, können sie versehentlich weiter abgerechnet werden. Bereinigen Sie die Abrechnungsdatenbank regelmäßig.
  1. Dokumentation der abgerechneten Leistungen prüfen: Jede abgerechnete GOP muss durch eine entsprechende Dokumentation in der Patientenakte belegt sein. Stichprobenweise Überprüfung deckt Lücken auf.
  1. Qualifikationsvoraussetzungen beachten: Manche EBM-Positionen setzen spezifische Qualifikationsnachweise oder Genehmigungen der KV voraus. Prüfen Sie, ob alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen.
  1. Abrechnungsquartal mit Vorquartal vergleichen: Deutliche Abweichungen beim Vergleich der GOP-Nutzung zwischen zwei Quartalen können auf Eingabefehler oder Dokumentationsprobleme hinweisen.
  1. Abrechnung mit Fachgruppen-Durchschnitt vergleichen: Die KV veröffentlicht Vergleichswerte für Abrechnungsprofile innerhalb der Fachgruppe. Deutliche Abweichungen nach oben oder unten sollten erklärt werden können.
  1. Quartalsmäßige Prüfung etablieren: Bauen Sie die Überprüfung der Abrechnungscodes als festen Schritt in den Quartalsabschluss ein. Ein kurzes Controlling-Meeting mit dem Praxismanager genügt oft.

Typische Fehler

Veraltete GOP-Liste in der Software: Wenn die Praxissoftware nicht regelmäßig aktualisiert wird, können bereits abgeschaffte Codes weiter abgerechnet werden – was zu Korrekturen und Rückforderungen führt.

Abrechnungsausschlüsse nicht beachtet: Häufig werden Kombinationen abgerechnet, die im EBM explizit ausgeschlossen sind. Das fällt erst bei der Plausibilitätsprüfung der KV auf – und führt zu Rückforderungen.

Keine Dokumentation zur abgerechneten Leistung: Eine abgerechnete GOP ohne entsprechende Dokumentation in der Patientenakte ist nicht haltbar und führt bei einer Prüfung zur Streichung.

Fazit

Regelmäßiges EBM-Controlling bei den Abrechnungscodes sichert Honorare und schützt vor Rückforderungen. Ärzteversichert empfiehlt, die Prüfung als festen Quartalsprozess zu etablieren und die Praxissoftware stets aktuell zu halten. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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