Fristen im EBM-Controlling sind keine bürokratische Nebensache – sie entscheiden darüber, ob Honorare vollständig eingehen, ob Widersprüche gegen Abrechnungskorrekturen zulässig sind und ob Meldepflichten gegenüber der KV rechtzeitig erfüllt werden. Verpasste Fristen können nicht nachgeholt werden und kosten bares Geld. Diese Checkliste gibt Ihnen einen strukturierten Überblick über alle abrechnungsrelevanten Fristen, die Sie im Rahmen des EBM-Controllings im Blick behalten müssen.

Die Checkliste

  1. Abrechnungsabgabefrist der KV einhalten: Jede KV legt fest, bis wann die Quartalsabrechnung eingereicht werden muss. In der Regel ist dies etwa vier Wochen nach Quartalsende. Versäumnis führt zum Verlust des Honoraranspruchs für dieses Quartal.
  1. Nachreichungsfristen für Korrekturen nutzen: Wurde die Abrechnung fehlerhaft eingereicht, bieten viele KVen eine Nachreichungsfrist. Diese Frist ist eng und muss aktiv verfolgt werden.
  1. Widerspruchsfrist gegen Honorarbescheide kennen: Gegen Honorarbescheide und Kürzungen der KV kann Widerspruch eingelegt werden. Die Frist beträgt in der Regel einen Monat ab Zugang des Bescheids. Diese Frist ist strikt einzuhalten.
  1. Fristen für Sonderprogramme und Selektivverträge prüfen: Falls die Praxis an Disease-Management-Programmen oder Selektivverträgen teilnimmt, gelten spezifische Abrechnungsfristen, die von den regulären EBM-Fristen abweichen können.
  1. Genehmigungsfristen für neue Leistungen beachten: Bestimmte EBM-Leistungen erfordern eine Vorabgenehmigung durch die KV. Diese Genehmigungen müssen rechtzeitig beantragt werden – idealerweise mehrere Wochen vor der ersten Erbringung.
  1. Fortbildungspflicht-Nachweisfristen im Blick haben: Vertragsärzte müssen alle fünf Jahre 250 Fortbildungspunkte nachweisen. Die Frist für den Nachweis ist strikt; bei Nichterfüllung drohen Honorarkürzungen.
  1. Fristen für Praxisbegehungen und Zertifizierungen kennen: Bestimmte Genehmigungen (z. B. für Mammographie, Sonographie) erfordern regelmäßige Verlängerungen und Begehungen. Versäumnis führt zum Verlust der Abrechnungsgenehmigung.
  1. Fristen für QM-Nachweise einhalten: Die KV fordert in bestimmten Intervallen Nachweise über die Umsetzung des Qualitätsmanagements. Diese Fristen müssen im Praxiskalender vermerkt sein.
  1. Betriebskostenabrechnungen für Gemeinschaftspraxen fristgerecht einreichen: Bei Praxisgemeinschaften oder BAGs gelten für interne Abrechnungen zwischen den Partnern eigene Fristen, die vertraglich vereinbart sein sollten.
  1. Fristen für Änderungsmeldungen an die KV einhalten: Änderungen in der Praxis (neues Personal, neue Räumlichkeiten, geänderte Öffnungszeiten) müssen der KV innerhalb bestimmter Fristen gemeldet werden.
  1. Fristenkalender erstellen und pflegen: Alle relevanten Fristen sollten in einem gemeinsamen Kalender – digital oder analog – hinterlegt sein, mit Erinnerungsfunktion mindestens zwei Wochen vor Ablauf.

Typische Fehler

Widerspruchsfrist versäumt: Der Honorarbescheid kommt, wird kurz angeschaut und abgelegt. Vier Wochen später ist die Widerspruchsfrist abgelaufen – und die Kürzung nicht mehr anfechtbar.

Genehmigungsantrag zu spät gestellt: Eine neue Leistung wird bereits erbracht, bevor die Genehmigung vorliegt. Diese Leistungen können nachträglich nicht abgerechnet werden.

Fortbildungspflicht unterschätzt: Die fünfjährige Frist wirkt lang – doch wer sie nicht aktiv verfolgt, steht plötzlich vor einem Rückstand, der sich in kurzer Zeit nicht mehr aufholen lässt.

Fazit

Fristen im EBM-Controlling sind nicht verhandelbar. Ärzteversichert empfiehlt, alle relevanten Termine in einem Praxiskalender zu hinterlegen und mindestens einmal pro Quartal zu überprüfen. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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