Abrechnungsdaten sind das finanzielle Rückgrat jeder Arztpraxis. Wer seine EBM-Abrechnungsdaten nicht regelmäßig sichert, riskiert bei einem Systemausfall oder Cyberangriff erhebliche Honorarverluste – denn was nicht belegt werden kann, kann nicht abgerechnet werden. Im Rahmen des EBM-Controllings sollte die Sicherung aller abrechnungsrelevanten Daten deshalb als eigenständiger Prüfpunkt behandelt werden. Diese Checkliste zeigt, worauf es ankommt.

Die Checkliste

  1. Abrechnungsdaten im Backup-Konzept explizit erfassen: Stellen Sie sicher, dass alle Abrechnungsdaten – GOP-Listen, Quartalsdaten, Honorarbescheide, Korrekturabrechnungen – in das Backup-Konzept der Praxis einbezogen sind.
  1. Tagesaktualität des Backups sicherstellen: EBM-Abrechnungsdaten wachsen täglich. Ein wöchentliches Backup genügt nicht – täglich aktualisierte Sicherungen sind Mindeststandard.
  1. Backup vor Quartalsabschluss überprüfen: Kurz vor dem Abschluss der Quartalsabrechnung sollte geprüft werden, ob das Backup vollständig und aktuell ist. Ein Datenverlust in dieser Phase ist besonders folgenreich.
  1. Restore-Test für Abrechnungsdaten durchführen: Testen Sie regelmäßig, ob die Abrechnungsdaten aus dem Backup tatsächlich vollständig und nutzbar wiederhergestellt werden können.
  1. Praxissoftware und Abrechnungsdatenbank separat sichern: Praxissoftware und die darin enthaltene Abrechnungsdatenbank sind getrennte Objekte. Stellen Sie sicher, dass beide in das Backup einbezogen sind.
  1. Übermittlungsprotokolle an die KV archivieren: Die Protokolle der elektronischen Datenübermittlung an die KV sind Nachweise für eine fristgerechte Abrechnung. Diese Protokolle müssen gesichert und archiviert werden.
  1. Honorarbescheide der KV digital sichern: Bescheide der KV, Korrekturmitteilungen und Honorarabrechnungen müssen revisionssicher gespeichert werden – nicht nur im Posteingang oder als Ausdruck.
  1. Zugriffsrechte auf Abrechnungsdaten-Backup einschränken: Das Backup der Abrechnungsdaten sollte nur autorisierten Personen zugänglich sein. Unbefugter Zugriff auf Honorardaten ist ein datenschutzrechtliches Risiko.
  1. Backup-Standort außerhalb der Praxis prüfen: Bei Feuer, Einbruch oder Wasserschaden kann ein Backup am gleichen Standort wie die Produktivsysteme verloren gehen. Ein Offsite-Backup oder ein Cloud-Backup schützt davor.
  1. IT-Dienstleister über Backup der Abrechnungsdaten informieren: Wenn ein externer IT-Dienstleister das Backup betreut, muss er explizit auf die besondere Schutzwürdigkeit der Abrechnungsdaten hingewiesen sein.
  1. Wiederherstellungszeit für Abrechnungssystem definieren: Wie lange darf die Praxis nach einem Systemausfall ohne funktionierende Abrechnung sein? Definieren Sie eine maximale Ausfallzeit und stellen Sie sicher, dass Ihr Backup diese Anforderung erfüllt.

Typische Fehler

Abrechnungsdatenbank nicht im Backup enthalten: Manche Backups sichern nur Betriebssystem und Programme, nicht aber die Datenbank der Praxissoftware. Das ist der häufigste und folgenschwerste Fehler.

Kein Test des Backups: Ein Backup, das nie getestet wurde, gibt falsche Sicherheit. Erst der Restore-Test zeigt, ob die Daten wirklich wiederhergestellt werden können.

Honorarbescheide nur als Ausdruck vorhanden: Papierausdrucke können bei einem Brand oder Wassereinbruch verloren gehen. Digitale Sicherungen sind unverzichtbar.

Fazit

Das IT-Backup der Abrechnungsdaten ist eines der wichtigsten Instrumente des EBM-Controllings. Ärzteversichert empfiehlt, es als festen Prüfpunkt im Quartalsprozess zu verankern. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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