Kassenärztliche Vereinigung und Ärztekammer sind nicht nur Zulassungs- und Kontrollbehörden – sie sind auch Partner, die über relevante Änderungen in der Praxis informiert werden müssen. Versäumte Meldungen können zu Problemen bei der Abrechnung, zum Verlust von Genehmigungen oder zu Honorarkürzungen führen. Das EBM-Controlling ist der ideale Zeitpunkt, alle Meldepflichten systematisch zu überprüfen und ausstehende Mitteilungen nachzuholen.

Die Checkliste

  1. Änderungen in der Praxisstruktur melden: Neue Räumlichkeiten, Änderungen der Öffnungszeiten, Ein- oder Austritt von Ärzten aus einer Gemeinschaftspraxis – all das muss der KV gemeldet werden. Prüfen Sie, ob aktuelle Änderungen bereits gemeldet wurden.
  1. Weiterbildungsassistenten und angestellte Ärzte anmelden: Wenn ein Arzt in der Praxis angestellt oder als Weiterbildungsassistent tätig ist, muss dies der KV und der Kammer gemeldet werden. Prüfen Sie, ob die Anmeldungen aktuell sind.
  1. Neue Abrechnungsgenehmigungen beantragen: Wenn Sie neue Leistungen anbieten möchten (z. B. Sonographie, Akupunktur), müssen Genehmigungen vorab bei der KV beantragt werden. Im Controlling prüfen, ob alle erbrachten Leistungen auch genehmigt sind.
  1. Laufende Genehmigungen auf Verlängerungsbedarf prüfen: Bestimmte Genehmigungen (z. B. für bildgebende Diagnostik) müssen in regelmäßigen Abständen verlängert werden. Prüfen Sie, welche Genehmigungen wann auslaufen.
  1. Fortbildungsnachweise bei der Kammer einreichen: Die Pflicht zum Nachweis von 250 Fortbildungspunkten innerhalb von fünf Jahren muss bei der zuständigen Ärztekammer nachgewiesen werden. Prüfen Sie den aktuellen Punktestand.
  1. Beteiligung an QM-Zertifizierungen melden: Die Teilnahme an QM-Verfahren und die Erfüllung der QM-Anforderungen der KV müssen dokumentiert und auf Anfrage nachgewiesen werden.
  1. Änderung der Versorgungsstruktur melden: Wenn sich die Versorgungsform ändert – z. B. von Einzelpraxis zu MVZ oder BAG – muss dies der KV und der Kammer gemeldet werden. Das kann Auswirkungen auf die Abrechnung haben.
  1. Praxisschließung oder Übergabe vorbereiten: Bei einer geplanten Praxisschließung oder -übergabe müssen KV und Kammer rechtzeitig informiert werden. Fristen für Abmeldung und letzte Abrechnungen einhalten.
  1. Beschwerden und Prüfverfahren kommunizieren: Laufende Verfahren der KV (Plausibilitätsprüfungen, Wirtschaftlichkeitsprüfungen) sollten aktiv begleitet werden. Informieren Sie ggf. einen spezialisierten Anwalt.
  1. Selektivverträge und deren Kündigung melden: Wenn Selektivverträge abgeschlossen, geändert oder gekündigt werden, kann das Auswirkungen auf die EBM-Abrechnung haben. Prüfen Sie, ob KV über relevante Vertragsänderungen informiert werden muss.
  1. Jährliche Kontrolliste mit der KV abgleichen: Viele KVen bieten einen Beratungsservice für die Praxisorganisation an. Nutzen Sie diesen, um Meldepflichten vollständig im Blick zu behalten.

Typische Fehler

Angestellten Arzt nicht angemeldet: Wenn ein angestellter Arzt erst verspätet bei der KV gemeldet wird, können dessen erbrachte Leistungen rückwirkend nicht abgerechnet werden.

Genehmigung für neue Leistung vergessen: Leistungen werden erbracht, bevor die erforderliche KV-Genehmigung vorliegt. Diese Leistungen sind nicht abrechenbar.

Adressänderung nicht gemeldet: Klingt trivial – doch viele Praxen vergessen, eine Adressänderung der KV zu melden. Das führt zu Problemen bei der Zustellung von Honorarbescheiden und Prüfmitteilungen.

Fazit

Aktive Kommunikation mit KV und Kammer ist ein wichtiger Bestandteil des EBM-Controllings. Ärzteversichert empfiehlt, eine Melde-Checkliste als festes Kontrollinstrument einzusetzen und mindestens einmal jährlich zu prüfen. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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