Ein vollständiges EBM-Controlling beschränkt sich nicht auf die Einnahmenseite. Wer nur schaut, wie viel Honorar hereinkommt, aber nicht, welche Kosten dafür anfallen, kann keine fundierten unternehmerischen Entscheidungen treffen. Die Kalkulation der Praxiskosten – von Personal über Miete bis hin zu IT und Fortbildung – ist der Gegenpol zur Honoraroptimierung und damit ein unverzichtbarer Teil eines professionellen EBM-Controllings.

Die Checkliste

  1. Personalkosten vollständig erfassen: Personal ist in den meisten Praxen der größte Kostenfaktor. Erfassen Sie Bruttolöhne, Sozialabgaben, Urlaubsrückstellungen und Sonderzahlungen vollständig und aktuell.
  1. Miet- und Betriebskosten überprüfen: Prüfen Sie, ob Mietvertrag und Nebenkosten noch marktgerecht sind und ob es Einsparpotenziale gibt. Dokumentieren Sie alle laufenden Betriebskosten.
  1. IT-Kosten transparent machen: Software-Lizenzen, Wartungsverträge, Telefon- und Internetkosten sowie Hardware-Abschreibungen gehören vollständig in die Kostenkalkulation.
  1. Materialkosten kalkulieren: Medizinische Verbrauchsmaterialien, Büromaterial und Reinigungsmittel müssen regelmäßig auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs kalkuliert werden.
  1. Fortbildungskosten einplanen: Kursgebühren, Reisekosten und Übernachtungen für Fortbildungen sind Betriebsausgaben und müssen in der Jahreskalkulation berücksichtigt werden.
  1. Versicherungsprämien erfassen: Berufshaftpflicht, Cyberversicherung, Gebäude- und Inhaltsversicherung sowie Berufsunfähigkeitsversicherung gehören in die Kostenübersicht.
  1. Abschreibungen auf Investitionen berücksichtigen: Medizinische Geräte, IT-Ausstattung und Praxiseinrichtung werden über mehrere Jahre abgeschrieben. Stellen Sie sicher, dass diese Abschreibungen in Ihrer Kostenkalkulation abgebildet sind.
  1. Honorarkosten für externe Dienstleister erfassen: Steuerberater, Unternehmensberater, Abrechnungsdienstleister und Datenschutzbeauftragte verursachen laufende Kosten, die in der Kalkulation auftauchen müssen.
  1. Kostenquote ermitteln: Teilen Sie die Gesamtkosten durch den Honorarumsatz. Der resultierende Wert zeigt, wie viel von jedem verdienten Euro für Kosten aufgewendet wird. Vergleichen Sie mit Fachgruppenstatistiken.
  1. Break-Even-Punkt berechnen: Ab welchem Honorarumsatz deckt die Praxis ihre Kosten? Dieser Wert ist der Orientierungsrahmen für alle wirtschaftlichen Entscheidungen.
  1. Kostentreiber identifizieren und reduzieren: Wo sind in den letzten zwölf Monaten Kosten überproportional gestiegen? Gezieltes Gegensteuern schützt die Praxismarge.

Typische Fehler

Personalnebenkosten unterschätzt: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft und Urlaubsrückstellungen werden in vielen Kalkulationen vergessen.

Abschreibungen nicht einkalkuliert: Wer Abschreibungen ignoriert, überschätzt den Gewinn und gerät bei der nächsten Investition in Liquiditätsprobleme.

Keine Vergleichswerte herangezogen: Ohne Vergleich mit Fachgruppen-Benchmarks ist schwer einzuschätzen, ob die eigene Kostenstruktur normal oder problematisch ist.

Fazit

Eine saubere Kostenkalkulation ist das Fundament für strategische Entscheidungen in der Praxis. Ärzteversichert empfiehlt, die Kostenkalkulation mindestens einmal jährlich im Rahmen des EBM-Controllings zu aktualisieren. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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