Bei einer Plausibilitäts- oder Wirtschaftlichkeitsprüfung durch die KV müssen Arztpraxen in der Lage sein, ihre Abrechnungen lückenlos zu belegen. Wer keine vollständige Dokumentation führt, riskiert Rückforderungen, die sich nicht mehr abwehren lassen – selbst wenn die erbrachten Leistungen korrekt waren. Im EBM-Controlling ist die revisionssichere Archivierung aller Nachweise deshalb ein unverzichtbarer Bestandteil. Diese Checkliste gibt Ihnen einen strukturierten Überblick.

Die Checkliste

  1. Patientenakten vollständig und zeitnah führen: Jede abgerechnete EBM-Position muss durch einen entsprechenden Eintrag in der Patientenakte belegt sein. Nachträgliche Ergänzungen sind erkennbar und haftungsrechtlich problematisch.
  1. Abrechnungsunterlagen der KV archivieren: Honorarbescheide, Korrekturmitteilungen und Quartalsabrechnungen müssen vollständig und geordnet aufbewahrt werden – in der Regel mindestens zehn Jahre.
  1. Übermittlungsprotokolle der elektronischen Abrechnung aufbewahren: Jede elektronische Übermittlung an die KV erzeugt ein Protokoll. Diese Protokolle beweisen, dass die Abrechnung fristgerecht eingereicht wurde.
  1. Genehmigungsunterlagen der KV vollständig ablegen: Alle Genehmigungen, die Sie für bestimmte Leistungen von der KV erhalten haben, müssen archiviert sein und schnell auffindbar sein.
  1. Fortbildungsnachweise für EBM-relevante Genehmigungen aufbewahren: Manche EBM-Genehmigungen setzen Qualifikationsnachweise voraus. Bewahren Sie Zertifikate und Bescheinigungen dauerhaft auf.
  1. Gerätewartungsprotokolle für abrechenbare Diagnostik archivieren: Wenn Sie technische Geräte (Ultraschall, EKG, Lungenfunktion) einsetzen, müssen Wartungs- und Qualitätssicherungsprotokolle vorliegen. Diese sind Voraussetzung für die Abrechnungsberechtigung.
  1. Überweisungsscheine und Anforderungsscheine aufbewahren: Überweisungen und Anforderungsbelege sind wichtige Nachweise für die Rechtmäßigkeit abgerechneter Leistungen. Aufbewahrungsfrist: mindestens zehn Jahre.
  1. Einwilligungserklärungen der Patienten archivieren: Für bestimmte Leistungen (z. B. Aufklärungen vor Eingriffen) müssen schriftliche Einwilligungen der Patienten vorliegen und aufbewahrt werden.
  1. Digitale Dokumentation sichern: Wenn die Patientenakte digital geführt wird, muss die Software eine revisionssichere Speicherung gewährleisten – nachträgliche Änderungen müssen protokolliert werden.
  1. Archivierungssystem mit Zugriffsschutz einrichten: Archivierte Abrechnungsdokumente dürfen nicht für unbefugte Personen zugänglich sein. Zugriffsrechte dokumentieren und einschränken.
  1. Löschkonzept für abgelaufene Aufbewahrungsfristen erstellen: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen Unterlagen datenschutzkonform vernichtet werden. Erstellen Sie einen Löschkalender und dokumentieren Sie die Vernichtung.

Typische Fehler

Dokumentation nachträglich ergänzt: Einträge in Patientenakten nach dem Behandlungszeitpunkt sind rechtlich problematisch und bei einer KV-Prüfung sofort als solche erkennbar. Grundsatz: zeitnah dokumentieren.

Genehmigungsunterlagen nicht auffindbar: Praxen erhalten KV-Genehmigungen, archivieren sie aber nicht strukturiert. Bei einer Prüfung kostet die Suche wertvolle Zeit.

Gerätewartungsprotokoll nicht geführt: Fehlt das Wartungsprotokoll für ein abgerechnetes Diagnosegerät, kann die gesamte Abrechnung für dieses Gerät angefochten werden.

Fazit

Lückenlose Archivierung ist der beste Schutz gegen Rückforderungen im EBM-Controlling. Ärzteversichert empfiehlt, das Archivierungssystem einmal jährlich auf Vollständigkeit zu prüfen und Lücken sofort zu schließen. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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