Für das EBM-Controlling ist ein funktionierendes Notfallkonzept unverzichtbar – denn ein ungeplanter Ausfall der Praxissoftware, ein Systemabsturz kurz vor dem Quartalabschluss oder ein Cyberangriff können die gesamte Abrechnung eines Quartals gefährden. Ein Notfallkonzept schützt nicht nur den Praxisbetrieb, sondern sichert auch den Honorarfluss. Diese Checkliste hilft Ihnen, das Notfallkonzept im Rahmen des EBM-Controllings regelmäßig zu prüfen und auf Aktualität zu halten.

Die Checkliste

  1. Notfallkonzept auf Aktualität prüfen: Wann wurde das Notfallkonzept zuletzt aktualisiert? Alle genannten Systeme, Ansprechpartner und Prozesse müssen der aktuellen Praxissituation entsprechen.
  1. Ausfallszenario für Praxissoftware definieren: Was passiert, wenn die Abrechnungssoftware ausfällt? Liegt ein Notfallprotokoll vor, wie Patientendaten und Abrechnungsinformationen im Notfall erfasst werden?
  1. Kontaktdaten für IT-Notfall hinterlegen: Wer ist der IT-Dienstleister und unter welcher Notfallnummer erreichbar? Diese Information muss in gedruckter Form vorliegen – nicht nur digital.
  1. Backup-Prozess für Abrechnungsdaten testen: Kurz vor dem Quartalsabschluss ist der schlechteste Moment, um festzustellen, dass das Backup nicht funktioniert. Regelmäßige Tests sind Pflicht.
  1. Papierbasierte Notfallabrechnung vorbereiten: Für den Fall eines vollständigen Systemausfalls sollte ein Set papierbasierter Formulare bereitliegen, mit dem Patientendaten und erbrachte Leistungen vorläufig erfasst werden können.
  1. Prozess für verzögerte KV-Abrechnung kennen: Was passiert, wenn die Praxissoftware den Quartalsabschluss nicht fristgerecht ermöglicht? Kennen Sie die Regelungen Ihrer KV für solche Ausnahmesituationen?
  1. Vertretungsarzt für Praxisausfall benennen: Wenn Sie oder ein angestellter Arzt längerfristig ausfallen, brauchen Sie eine geregelte Vertretung. Ist diese im Notfallplan geregelt?
  1. Versicherungsschutz bei Betriebsunterbrechung prüfen: Eine Betriebsunterbrechungsversicherung kann bei einem unfreiwilligen Praxisausfall die laufenden Kosten absichern. Prüfen Sie, ob und in welchem Umfang Ihre Versicherung das leistet.
  1. Patientenbenachrichtigung im Notfall planen: Wie werden Patienten informiert, wenn die Praxis kurzfristig schließen muss? Ein Kommunikationsplan (Website, Telefonansage, SMS) gehört in das Notfallkonzept.
  1. Abrechnung nach Betriebsunterbrechung sicherstellen: Welche Maßnahmen sind nötig, um nach einem Ausfall wieder abrechnungsfähig zu werden? Prüfen Sie, ob alle Daten wiederhergestellt und die Abrechnung nachgeholt werden kann.
  1. Notfallkonzept regelmäßig testen: Ein nicht erprobtes Notfallkonzept bietet keine Sicherheit. Führen Sie mindestens einmal jährlich eine Übung durch und dokumentieren Sie das Ergebnis.

Typische Fehler

Notfallkonzept existiert, wird aber nie getestet: Theorie und Praxis klaffen häufig weit auseinander. Erst eine Übung zeigt, ob der Plan tatsächlich funktioniert.

IT-Dienstleister nur zu Geschäftszeiten erreichbar: Systemausfälle passieren selten zu optimalen Zeiten. Klären Sie im Vorfeld, ob Ihr IT-Betreuer auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten erreichbar ist.

Kein Backup-Protokoll vor Quartalsabschluss: Besonders wichtig: direkt vor dem Quartalsabschluss ein vollständiges und geprüftes Backup sicherstellen. Viele Praxen überspringen diesen Schritt.

Fazit

Ein funktionierendes Notfallkonzept ist die Versicherung für Ihre EBM-Abrechnung. Ärzteversichert empfiehlt, das Konzept beim jährlichen Controlling zu überprüfen und einmal im Jahr praktisch zu erproben. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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