Das Praxispersonal ist der Motor des EBM-Controllings – und gleichzeitig eine der häufigsten Fehlerquellen. Falsch erfasste Diagnosen, vergessene Leistungszeiten oder unvollständig ausgefüllte Überweisungsscheine können im EBM-Controlling zu Abrechnungsverlusten oder KV-Korrekturen führen. Wer sein Team regelmäßig über EBM-Änderungen informiert und in abrechnungsrelevanten Prozessen schult, sichert nicht nur das Honorar, sondern auch die Qualität der Patientenversorgung.

Die Checkliste

  1. Neue EBM-Positionen und Änderungen kommunizieren: Nach jedem EBM-Update müssen Mitarbeiter, die an der Dokumentation oder Abrechnung beteiligt sind, über relevante Änderungen informiert werden. Ein kurzes Teambriefing genügt oft.
  1. Dokumentationspflichten schulen: Alle Mitarbeiter, die in der Patientenakte dokumentieren, müssen die Anforderungen für eine abrechenbare Dokumentation kennen. Was muss wann wie festgehalten werden?
  1. Diagnoseerfassung (ICD-Kodierung) überprüfen: Falsch kodierte Diagnosen führen zu Abrechnungsfehlern und können eine Plausibilitätsprüfung auslösen. Schulen Sie das Personal in korrekter ICD-Kodierung.
  1. Leistungserfassung im Praxissystem prüfen: Stellen Sie sicher, dass das Personal weiß, wie erbrachte Leistungen korrekt in der Praxissoftware erfasst werden. Falsche Eingaben fallen oft erst beim Quartalsabschluss auf.
  1. Zuständigkeiten für Abrechnungsprozesse klären: Wer ist intern für welchen Schritt der Abrechnung verantwortlich? Unklare Zuständigkeiten führen zu Lücken und Doppelarbeit.
  1. Verhaltensregeln bei Rückfragen der KV kommunizieren: Was soll das Personal tun, wenn die KV anruft und Nachfragen zur Abrechnung stellt? Eskalation an den Praxisinhaber oder eine beauftragte Person ist die Regel.
  1. Personal über Schweigepflicht und Datenschutz bei Abrechnungsdaten aufklären: Abrechnungsdaten sind sensible Patientendaten. Das Personal muss wissen, dass auch im Gespräch mit Patienten über Abrechnungsfragen Vertraulichkeit gilt.
  1. Umgang mit Kassenanfragen schulen: Gelegentlich fragen Krankenkassen nach Details zu abgerechneten Leistungen. Wer in der Praxis antwortet, und wie? Ein klarer Prozess schützt die Praxis.
  1. Fehlerkultur fördern: Mitarbeiter, die Abrechnungsfehler bemerken, sollen diese sofort melden – ohne Angst vor Konsequenzen. Eine offene Fehlerkultur verhindert, dass Fehler erst bei der KV-Prüfung auffallen.
  1. Regelmäßige Briefings zum Quartalsabschluss einplanen: Kurz vor dem Quartalsende sollte ein kurzes Team-Meeting stattfinden, um offene Dokumentationslücken zu schließen und die Abrechnung zu vervollständigen.
  1. Schulungen dokumentieren: Alle Mitarbeiterschulungen zu EBM und Abrechnung müssen mit Datum, Inhalt und Teilnehmerliste dokumentiert werden.

Typische Fehler

EBM-Änderungen nicht ins Team kommuniziert: Wenn nur der Praxisinhaber über neue EBM-Positionen informiert ist, das Personal aber weiter nach alten Regeln arbeitet, entstehen Abrechnungslücken.

Dokumentation zu kurz oder unvollständig: Personal neigt dazu, Einträge abzukürzen. Was für die interne Kommunikation ausreicht, genügt häufig nicht als Nachweis für abgerechnete Leistungen.

Keine Fehlerkultur: Fehler, die nicht gemeldet werden, können sich über Quartale hinweg summieren – und dann bei einer Prüfung zu erheblichen Rückforderungen führen.

Fazit

Informiertes und geschultes Personal ist die wichtigste Ressource für ein funktionierendes EBM-Controlling. Ärzteversichert empfiehlt, Schulungen und Briefings als feste Bestandteile des Praxisalltags zu etablieren. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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