Qualitätsmanagement und EBM-Controlling sind in der Arztpraxis keine getrennten Welten – QM ist für viele EBM-Positionen eine direkte Abrechnungsvoraussetzung. Wer keine vollständige QM-Dokumentation vorlegen kann, riskiert den Verlust von Genehmigungen und damit den Ausschluss ganzer Leistungsbereiche aus der Abrechnung. Zudem kann die KV bei einer Prüfung das QM-Konzept einfordern. Diese Checkliste zeigt, wie Sie QM-Dokumentation und EBM-Controlling effizient verzahnen.

Die Checkliste

  1. QM-Pflicht nach § 135a SGB V erfüllen: Alle Vertragsärzte sind nach § 135a SGB V zur Einführung und Weiterentwicklung eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements verpflichtet. Prüfen Sie, ob Ihre QM-Dokumentation diese Anforderungen erfüllt.
  1. QM-Ziele und Maßnahmen schriftlich festlegen: QM ist mehr als ein Ordner im Schrank. Dokumentieren Sie konkrete Ziele, geplante Maßnahmen und erreichte Ergebnisse – quartalsweise oder jährlich.
  1. Prozessbeschreibungen aktuell halten: Alle relevanten Praxisprozesse (Patientenaufnahme, Hygienemanagement, Notfallversorgung) müssen im QM-Handbuch beschrieben und aktuell sein.
  1. QM-Berichte für die KV vorhalten: Die KV kann im Rahmen von Qualitätssicherungsmaßnahmen Berichte anfordern. Halten Sie aktuelle Kurzberichte zu Ihren QM-Aktivitäten bereit.
  1. Fehler- und Beschwerdemanagement dokumentieren: Ein funktionierendes Fehler- und Beschwerdemanagement ist ein wesentlicher QM-Bestandteil. Dokumentieren Sie eingegangene Beschwerden, Analyse und ergriffene Maßnahmen.
  1. Interne Audits durchführen und dokumentieren: Mindestens einmal jährlich sollte ein internes QM-Audit stattfinden. Ergebnis und Maßnahmen müssen schriftlich festgehalten werden.
  1. Patientenbefragungen als QM-Instrument nutzen: Regelmäßige Patientenbefragungen liefern wichtige Hinweise auf Verbesserungspotenziale. Ergebnisse in die QM-Dokumentation einbeziehen.
  1. Fortbildungen als QM-Nachweis erfassen: Fortbildungsaktivitäten des gesamten Praxisteams können als QM-Maßnahmen dokumentiert werden. Das stärkt Ihre QM-Dokumentation.
  1. QM-Beauftragten benennen und Zuständigkeiten klären: Wer ist in der Praxis für das QM verantwortlich? Die Funktion muss klar benannt und dokumentiert sein.
  1. Zertifizierungen und externe Bewertungen einbeziehen: Falls Ihre Praxis zertifiziert ist (z. B. EPA, KTQ), müssen Zertifikate und Berichte in der QM-Dokumentation enthalten sein.
  1. QM-Review in den EBM-Controlling-Kalender integrieren: Planen Sie den jährlichen QM-Review zeitgleich mit dem EBM-Controlling-Prozess. Das spart Ressourcen und stellt Konsistenz sicher.

Typische Fehler

QM-Handbuch einmalig erstellt und nie aktualisiert: Ein QM-Handbuch, das seit Jahren unverändert ist, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. Regelmäßige Updates sind Pflicht.

Interne Audits nicht dokumentiert: Ein Audit, das durchgeführt, aber nicht schriftlich festgehalten wurde, zählt bei einer Prüfung nicht.

QM und Abrechnung nicht verknüpft: Wer QM und EBM-Controlling getrennt bearbeitet, verschenkt Synergiepotenzial und riskiert Dokumentationslücken.

Fazit

Eine vollständige QM-Dokumentation ist Grundvoraussetzung für bestimmte EBM-Abrechnungsbereiche und schützt vor KV-Kürzungen. Ärzteversichert empfiehlt, QM und EBM-Controlling konsequent zusammenzuführen. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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