Ein EBM-Controlling, das auf unvollständiger Datenbasis durchgeführt wird, hat wenig Aussagekraft. Bevor die eigentliche Analyse beginnt, müssen alle relevanten Unterlagen vollständig zusammengetragen sein – von Honorarbescheiden über Genehmigungsunterlagen bis zu den Vergleichsstatistiken der KV. Diese Checkliste hilft Ihnen, die Grundlage für ein fundiertes EBM-Controlling zu schaffen.

Die Checkliste

  1. Aktuelle Honorarbescheide aller Quartale sammeln: Für ein aussagekräftiges Controlling brauchen Sie die Honorarbescheide der letzten vier Quartale – inklusive aller Korrekturdaten und Rückforderungsmitteilungen.
  1. Quartalsabrechnungen aus der Praxissoftware exportieren: Exportieren Sie die GOP-Übersichten, Fallzahlen und Leistungsstatistiken aus Ihrer Praxissoftware für alle relevanten Zeiträume.
  1. KV-Vergleichsstatistiken herunterladen: Viele KVen stellen ihren Vertragsärzten Fachgruppenstatistiken zur Verfügung. Laden Sie diese herunter und halten Sie sie für den Vergleich mit Ihren eigenen Werten bereit.
  1. Alle gültigen Abrechnungsgenehmigungen zusammenstellen: Erstellen Sie eine vollständige Liste aller Leistungsbereiche, für die Sie eine KV-Genehmigung haben. Prüfen Sie, ob alle genutzten GOP tatsächlich genehmigt sind.
  1. Fortbildungszertifikate für genehmigungspflichtige Leistungen sammeln: Für manche Leistungen sind Qualifikationsnachweise Voraussetzung. Stellen Sie sicher, dass alle Zertifikate vorliegen.
  1. Gerätewartungsprotokolle bereitstellen: Technische Geräte, die in der EBM-Abrechnung eine Rolle spielen, müssen regelmäßig gewartet werden. Die Protokolle müssen für das Controlling verfügbar sein.
  1. Kooperationsverträge und Selektivvertragsunterlagen sichten: Falls die Praxis an Selektivverträgen teilnimmt, müssen die zugehörigen Vertragsdokumente und Abrechnungsunterlagen vollständig vorliegen.
  1. Überweisungsstatistiken und Behandlungsfallzahlen erfassen: Wie viele Behandlungsfälle wurden pro Quartal dokumentiert? Wie verhält sich das im Jahresvergleich? Diese Daten sind für die Controlling-Analyse essentiell.
  1. Diagnosestatistiken (ICD-Codes) bereitstellen: Die Verteilung der kodierten Diagnosen ist ein wichtiger Indikator für die Plausibilität der Abrechnung. Exportieren Sie diese Statistik aus Ihrer Praxissoftware.
  1. Informationen zu EBM-Änderungen im betrachteten Zeitraum sammeln: Welche EBM-Änderungen gab es in den letzten vier Quartalen? Diese Informationen sind notwendig, um Veränderungen in der Abrechnungsstruktur korrekt zu interpretieren.
  1. Alle gesammelten Unterlagen strukturiert ablegen: Richten Sie eine klare Ordnerstruktur ein – digital oder physisch – und legen Sie alle gesammelten Dokumente übersichtlich ab. Das erleichtert die anschließende Analyse erheblich.

Typische Fehler

Ältere Honorarbescheide nicht mehr vorhanden: Viele Praxen heben Honorarbescheide nur ein Jahr auf. Für ein fundiertes Mehrjahres-Controlling brauchen Sie jedoch mindestens vier Quartale, besser zwei bis drei Jahre.

KV-Vergleichsstatistiken nicht genutzt: Diese wertvollen Vergleichsdaten werden von vielen Praxen gar nicht abgerufen, obwohl sie kostenlos verfügbar sind.

Abrechnungsexporte aus der Software nicht versioniert: Wenn immer dieselbe Datei überschrieben wird, fehlen historische Vergleichsdaten für das Controlling.

Fazit

Vollständige Unterlagen sind die Grundlage für ein aussagekräftiges EBM-Controlling. Ärzteversichert empfiehlt, das Sammeln der Unterlagen als feste Phase im Controlling-Kalender einzuplanen und eine strukturierte Ablage dauerhaft zu führen. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

Persönliche Beratung zu diesem Thema?

Kostenfreie Erstberatung anfragen →