Die elektronische Patientenakte (ePA) ist seit 2025 für alle gesetzlich Versicherten verfügbar und wird in der Arztpraxis zu einem zentralen Element der digitalen Patientenversorgung. Ärzte können Befunde, Medikationspläne und Arztbriefe in die ePA einspeisen und auf bestehende Daten zugreifen. Diese Checkliste hilft, die ePA reibungslos in den Praxisalltag zu integrieren.

Die Checkliste

  1. TI-Infrastruktur auf ePA-Kompatibilität prüfen: Die ePA setzt einen funktionierenden TI-Anschluss mit aktuellem Konnektor voraus. Prüfen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister, ob Ihre Infrastruktur ePA-bereit ist.
  1. Praxissoftware aktualisieren: Ihre PVS-Software muss ePA-kompatibel sein. Installieren Sie alle verfügbaren Updates und fragen Sie Ihren Softwareanbieter nach dem Zeitplan für die vollständige ePA-Integration.
  1. eHBA für ePA-Zugriff nutzen: Zum Befüllen und Lesen der ePA benötigen alle behandelnden Ärzte einen eHBA G2. Dieser ist auch für das E-Rezept erforderlich.
  1. Berechtigungsmanagement verstehen: Patienten bestimmen selbst, welche Ärzte Zugriff auf ihre ePA erhalten und welche Daten sichtbar sind. Erklären Sie Patienten, wie sie Zugriffe verwalten können.
  1. Dateneinspeisung in die ePA im Arbeitsablauf integrieren: Definieren Sie, wann und wie Arztbriefe, Befunde und Medikationspläne in die ePA eingespielt werden. Die ePA soll nicht Zusatzarbeit, sondern Zeitersparnis schaffen.
  1. Widerspruchsrecht von Patienten respektieren: Patienten können der Anlage einer ePA widersprechen oder einzelne Datenzugänge einschränken. Diese Entscheidungen sind zu dokumentieren.
  1. Datenschutz bei der ePA sicherstellen: Prüfen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob die Nutzung der ePA in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert ist und welche AVV-Regelungen gelten.
  1. Patienteninformation bereitstellen: Erstellen Sie einfache Informationsmaterialien für Patienten: Was ist die ePA, welche Vorteile hat sie, wie kann man zustimmen oder widersprechen?
  1. Notfallszenarien einplanen: Was passiert, wenn das System offline ist? Halten Sie Ersatzprozesse bereit, damit der Praxisbetrieb nicht von der TI-Verfügbarkeit abhängt.
  1. Feedback vom Team einholen: Nach der Einführung regelmäßig Rückmeldung von MFA und Ärzten einholen. Optimierungen im Ablauf reduzieren Reibungsverluste.

Typische Fehler

Einführung ohne Mitarbeiterschulung: Wenn das Praxisteam nicht weiß, wie die ePA bedient wird, entsteht Chaos am ersten Einsatztag.

Datenschutzpflichten übersehen: Die ePA verarbeitet hochsensible Gesundheitsdaten. Fehlende Dokumentation im Verarbeitungsverzeichnis ist ein DSGVO-Verstoß.

Kein Notfallplan bei TI-Ausfall: TI-Ausfälle kommen vor. Wer keine Alternativprozesse hat, steht ohne Patientendaten da.

Fazit

Die ePA ist ein wichtiger Schritt zur vernetzten Patientenversorgung. Ärzteversichert empfiehlt, die Einführung als Qualitätsprojekt zu behandeln und alle Beteiligten frühzeitig einzubinden. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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