Die elektronische Patientenakte (ePA) ist seit 2025 für alle GKV-Versicherten automatisch eingerichtet, sofern sie nicht widersprechen. Für Arztpraxen bedeutet dies: technische Einbindung in die Telematikinfrastruktur, neue datenschutzrechtliche Pflichten und veränderte Abläufe bei der Behandlungsdokumentation. Diese Checkliste hilft Ihnen, die ePA in Ihrer Praxis reibungslos einzuführen.

Die Checkliste

  1. TI-Konnektor auf ePA-Kompatibilität prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Konnektor die ePA-Anbindung unterstützt; ältere Konnektoren müssen ggf. aktualisiert oder ersetzt werden.
  2. Praxissoftware auf ePA-Modul prüfen: Vergewissern Sie sich, dass Ihre PVS ein zertifiziertes ePA-Modul enthält und aktuelle Updates eingespielt sind.
  3. Zugriffsberechtigungen im Blick behalten: Patienten steuern, wer auf ihre ePA zugreifen darf; informieren Sie das Team über die Zugriffsrechte und wie sie im Behandlungskontext geprüft werden.
  4. Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen: Prüfen Sie, ob der Einsatz der ePA eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erfordert und führen Sie diese ggf. durch.
  5. Mitarbeiter auf den ePA-Workflow schulen: Schulen Sie MFAs und Ärzte auf den Ablauf bei der Befüllung der ePA (Diagnosen, Befunde, Medikationspläne); einheitliche Abläufe reduzieren Fehler.
  6. Einwilligung und Widerspruch korrekt handhaben: Informieren Sie Patienten über die ePA und stellen Sie sicher, dass Widersprüche korrekt dokumentiert und umgesetzt werden.
  7. Datenbefüllung priorisieren: Legen Sie fest, welche Daten mit Priorität in die ePA eingestellt werden (Arztbrief, Medikationsplan, Notfalldatensatz).
  8. Schnittstellen zu anderen Systemen prüfen: Prüfen Sie, ob Labor-, Radiologie- und Befundsysteme Daten automatisch in die ePA übertragen können.
  9. Notfalldatensatz pflegen: Der Notfalldatensatz in der ePA enthält lebenswichtige Informationen; stellen Sie sicher, dass er für alle relevanten Patienten aktuell gehalten wird.
  10. Technischen Support sicherstellen: Klären Sie, an wen sich das Team bei technischen Problemen mit der ePA wenden kann; der PVS-Hersteller und der TI-Dienstleister sind erste Anlaufstellen.
  11. Haftungsrisiken kennen: Eine fehlerhafte Dokumentation in der ePA kann haftungsrechtliche Konsequenzen haben; stellen Sie sicher, dass Einträge korrekt und vollständig sind.
  12. Regelmäßige Überprüfung der ePA-Nutzung einplanen: Evaluieren Sie nach drei Monaten, ob der Workflow funktioniert und welche Verbesserungen nötig sind.

Typische Fehler

  • TI-Konnektor nicht rechtzeitig aktualisiert: Veraltete Konnektoren blockieren die ePA-Anbindung; das Problem tritt oft erst im Regelbetrieb auf.
  • Personal nicht ausreichend geschult: Ohne Schulung werden Abläufe nicht einheitlich umgesetzt, was zu Datenlücken oder Dokumentationsfehlern führt.
  • Datenschutz nicht beachtet: Der Zugriff auf ePA-Daten ohne gültige Zugangsberechtigung des Patienten ist ein datenschutzrechtlicher Verstoß.

Fazit

Die ePA ist ein wichtiger Schritt zur vernetzten Patientenversorgung. Wer die Einführung strukturiert angeht, profitiert von besserer Datenverfügbarkeit und effizienteren Abläufen. Ärzteversichert hält Sie zu allen Digitalisierungsthemen in der Praxis auf dem Laufenden. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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