Bei der privatärztlichen Abrechnung nach GOÄ ist die vollständige Nachweisführung keine Option – sie ist Pflicht. Wenn eine PKV eine Rechnung ablehnt oder ein Patient die Zahlung verweigert, entscheidet die Qualität der Dokumentation darüber, ob das Honorar tatsächlich durchgesetzt werden kann. Und wenn Vereinbarungen, Qualifikationsnachweise oder Gerätewartungsprotokolle fehlen, kann das gesamte Honorar für bestimmte Leistungen verloren sein. Diese Checkliste gibt einen Überblick, was im Rahmen der GOÄ-Optimierung archiviert werden muss.

Die Checkliste

  1. Patientenakten vollständig und zeitnah führen: Jede abgerechnete GOÄ-Position muss durch eine entsprechende Dokumentation in der Patientenakte belegt sein. Der Eintrag muss zeitnah nach der Behandlung erfolgen.
  1. GOÄ-Rechnungskopien aufbewahren: Alle ausgestellten GOÄ-Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Digitale Archivierung ist zulässig, muss aber revisionssicher sein.
  1. Honorarvereinbarungen strukturiert ablegen: Alle abgeschlossenen Honorarvereinbarungen mit Privatpatienten müssen mit Datum und Patientenidentifikation archiviert sein. Ohne Vereinbarung kann der vereinbarte Steigerungsfaktor nicht durchgesetzt werden.
  1. Qualifikationsnachweise für abgerechnete Leistungen aufbewahren: Für GOÄ-Leistungen, die bestimmte Qualifikationen voraussetzen, müssen die entsprechenden Zertifikate und Weiterbildungsnachweise vorliegen und archiviert sein.
  1. Gerätewartungsprotokolle für abrechenbare Diagnostik archivieren: Technische Geräte, die in der GOÄ-Abrechnung genutzt werden, müssen regelmäßig gewartet werden. Die Protokolle sind Voraussetzung für die Abrechenbarkeit.
  1. PKV-Korrespondenz aufbewahren: Alle schriftlichen Kommunikationen mit PKV-Gesellschaften – Anfragen, Ablehnungen, Widersprüche, Einigungen – müssen chronologisch archiviert werden.
  1. Aufklärungsdokumentation sicherstellen: Für bestimmte Leistungen (z. B. invasive Eingriffe) muss eine schriftliche Aufklärung dokumentiert sein. Fehlt diese, ist die Leistung rechtlich und abrechnungstechnisch gefährdet.
  1. Einwilligungserklärungen aufbewahren: Schriftliche Einwilligungen von Patienten für Datenverarbeitung, Fotoaufnahmen oder besondere Behandlungsverfahren müssen dauerhaft archiviert werden.
  1. Abgelehntes und angefechtetes Honorar dokumentieren: Führen Sie eine Übersicht aller PKV-Ablehnungen und Widersprüche mit Ergebnis. Das ist eine wertvolle Grundlage für die GOÄ-Optimierung und zeigt, welche Positionen besonders strittig sind.
  1. Löschdokumentation für abgelaufene Fristen führen: Wenn Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen datenschutzkonform vernichtet werden, muss das dokumentiert sein – mit Datum, Kategorie und Vernichtungsnachweis.
  1. Archivierungssystem mit Zugriffsschutz einrichten: GOÄ-Abrechnungsunterlagen enthalten sensible Patientendaten. Das Archiv muss vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.

Typische Fehler

Rechnungskopien nicht archiviert: Wenn nur die Rechnung an den Patienten geschickt wird, ohne eine Kopie aufzubewahren, fehlt im Streitfall der Nachweis über die gestellte Forderung.

Honorarvereinbarungen nicht auffindbar: Wurden Vereinbarungen abgeschlossen, aber nicht geordnet abgelegt, kann der Nachweis im Streitfall scheitern.

Gerätewartungsnachweis fehlt: Wenn ein PKV die Abrechenbarkeit einer Leistung mit Hinweis auf fehlende Qualitätssicherung anficht, muss das Gerätewartungsprotokoll sofort vorgelegt werden können.

Fazit

Vollständige Archivierung ist die Versicherung gegen PKV-Ablehnungen und Patientenwidersprüche. Ärzteversichert empfiehlt, das Archivierungssystem einmal jährlich im Rahmen der GOÄ-Optimierung zu überprüfen. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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