Bei einem Hygieneaudit werden neben physischen Hygienemaßnahmen zunehmend auch digitale Prozesse geprüft, da Hygienedokumentation, Schulungsnachweise und Prüfberichte heute überwiegend elektronisch geführt werden. Ein gesichertes IT-Backup schützt diese Nachweise vor Datenverlust und stellt sicher, dass alle Dokumente im Audit jederzeit abrufbar sind. Diese Checkliste hilft, das IT-Backup im Kontext eines Hygieneaudits gezielt abzusichern.

Checkliste: Hygieneaudit – IT-Backup sichern für Ärzte

  • [ ] Alle digitalen Hygienedokumente (Hygieneplan, Schulungsnachweise, Prüfprotokolle) vollständig sichern
  • [ ] Backup-Integrität durch einen Wiederherstellungstest vor dem Audit-Termin prüfen
  • [ ] Zugriff auf gespeicherte Hygienedokumente für den Audit-Termin sicherstellen
  • [ ] Digitale Unterschriften und Bestätigungen der Mitarbeiter für Hygieneschulungen archivieren
  • [ ] Wartungs- und Prüfprotokolle für medizinische Geräte in einem gesicherten System ablegen
  • [ ] Revisionssichere Aufbewahrung der Hygienedokumentation nach DSGVO-Anforderungen gewährleisten
  • [ ] Notfallzugang zu Hygienedokumenten für den Fall eines IT-Ausfalls am Audittag planen
  • [ ] Backup aller auditvorbeitenden Dokumente mindestens eine Woche vor dem Audit-Termin erstellen

Hinweise zur Umsetzung

Ein IT-Ausfall am Tag eines Hygieneaudits kann dazu führen, dass benötigte Nachweise nicht vorgelegt werden können, was zu einer negativen Bewertung oder zur Verschiebung des Audits führt. Eine aktuelle Sicherungskopie der Hygienedokumentation auf einem externen Medium, das unabhängig von der Praxis-IT zugänglich ist, ist daher eine wichtige Vorsichtsmaßnahme. Cloud-basierte Dokumentenlösungen bieten hier eine praktische Alternative.

Ärzteversichert empfiehlt, beim Schutz digitaler Hygienedokumentation auch an eine Cyberversicherung zu denken. Der Verlust von Hygienedokumenten durch einen Cyberangriff kann zu erheblichen Nachteilen bei Prüfungen und im Haftungsfall führen. Eine Cyberversicherung deckt nicht nur die Wiederherstellungskosten ab, sondern schützt auch vor den Folgekosten, die durch fehlende Dokumentation entstehen können.

Quellen und weiterführende Informationen

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