Bei einer IT-Umstellung in der Arztpraxis sind zahlreiche Fristen zu beachten, die sich aus vertraglichen Bindungen, Abrechnungsregeln und datenschutzrechtlichen Anforderungen ergeben. Eine Fristenübersicht verhindert, dass wichtige Termine versäumt werden und die Umstellung zu vermeidbaren Nachteilen führt. Diese Checkliste hilft, alle relevanten Fristen bei einer IT-Umstellung systematisch zu prüfen.

Checkliste: IT-Umstellung – Fristen prüfen für Ärzte

  • [ ] Kündigungsfristen bestehender Softwareverträge und Wartungsverträge prüfen und einhalten
  • [ ] Abrechnungsfristen der KV im Zusammenhang mit dem Systemwechsel im Blick behalten
  • [ ] Meldefristen für Datenschutzverletzungen nach DSGVO (72 Stunden) im Notfallkonzept verankern
  • [ ] Übergabefristen für Datenmigration mit dem neuen IT-Dienstleister schriftlich festlegen
  • [ ] Testphase des neuen Systems vor der vollständigen Inbetriebnahme ausreichend einplanen
  • [ ] Aufbewahrungsfristen für Daten aus dem Altsystem gemäß gesetzlichen Vorgaben sicherstellen
  • [ ] Fristen für TI-Komponenten (z.B. Konnektortausch) auf Einhaltung nach der Umstellung prüfen
  • [ ] Schulungsfristen für das Praxisteam vor dem offiziellen Systemstart einhalten

Hinweise zur Umsetzung

Besonders kritisch ist der Zeitraum unmittelbar vor einer KV-Abrechnungsfrist. Wenn das neue System in dieser Phase noch nicht vollständig einsatzbereit ist, können Abrechnungsverzögerungen entstehen, die die Praxisliquidität belasten. Ein Puffer von mindestens vier Wochen zwischen vollständiger Inbetriebnahme und der nächsten Abrechnungsfrist ist daher ratsam. Die schriftliche Vereinbarung klarer Meilensteine mit dem IT-Dienstleister schützt vor Verzögerungen.

Ärzteversichert empfiehlt, bei einer IT-Umstellung auch die Fristen in bestehenden Versicherungsverträgen zu beachten. Wer neue IT-Geräte oder Software anschafft, muss unter Umständen die Inhaltsversicherung oder die Cyberversicherung innerhalb bestimmter Fristen anpassen, damit der Schutz nahtlos greift. Eine frühzeitige Rücksprache mit dem Versicherungsmakler verhindert Deckungslücken.

Quellen und weiterführende Informationen

Persönliche Beratung zu diesem Thema?

Kostenfreie Erstberatung anfragen →