Bei einer umfassenden IT-Umstellung in der Arztpraxis sind Ärztekammer und Kassenärztliche Vereinigung in bestimmten Fällen zu informieren, da Änderungen an zugelassenen Abrechnungssystemen, Schnittstellen zur Telematikinfrastruktur oder dem Datenschutzkonzept meldepflichtig sein können. Eine proaktive Kommunikation mit den zuständigen Stellen verhindert Abrechnungsprobleme und sichert die Zulassung. Diese Checkliste hilft, die relevanten Meldepflichten bei einer IT-Umstellung zu erfüllen.

Checkliste: IT-Umstellung – Kammer/KV informieren für Ärzte

  • [ ] KV auf Wechsel des Abrechnungssystems hinweisen und Freigabe des neuen Systems bestätigen lassen
  • [ ] Zertifizierung des neuen Praxisverwaltungssystems für die KV-Abrechnung vorab prüfen
  • [ ] TI-Konnektor und zugehörige Komponenten bei einem Anbieterwechsel beim Dienstleister ummelden
  • [ ] Datenschutzbeauftragten über Systemwechsel und neue Verarbeitungstätigkeiten informieren
  • [ ] Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO auf das neue System aktualisieren
  • [ ] Ärztekammer über Änderungen am Datenschutzkonzept der Praxis informieren, sofern erforderlich
  • [ ] Übergangszeitraum so planen, dass laufende Abrechnungsfristen der KV eingehalten werden
  • [ ] Neue Systemdaten und Zertifikate rechtzeitig an die KV übermitteln, bevor der Wechsel vollzogen wird

Hinweise zur Umsetzung

Die Kassenärztliche Vereinigung gibt für die Kassenabrechnung nur zertifizierte Praxisverwaltungssysteme frei. Ein Wechsel auf ein nicht zertifiziertes oder noch nicht freigegebenes System kann zur Ablehnung der Quartalabrechnung führen. Daher sollte die KV-Freigabe des neuen Systems bereits vor der endgültigen Kaufentscheidung eingeholt werden. Besonders bei einem Wechsel kurz vor einem Abrechnungsquartal ist Zeitpuffer einzuplanen.

Ärzteversichert empfiehlt, bei einer IT-Umstellung auch die Cyberversicherung der Praxis zu überprüfen. Ein Systemwechsel kann dazu führen, dass neue Sicherheitslücken entstehen, bevor das Team mit der neuen Software vertraut ist. Eine Cyberversicherung deckt Schäden durch Datenverlust, Systemausfall oder Hackerangriffe ab und schützt die Praxis gerade in sensiblen Übergangszeiten vor finanziellen Folgen.

Quellen und weiterführende Informationen

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