Nach einer IT-Umstellung in der Arztpraxis müssen alle relevanten Nachweise und Dokumente strukturiert archiviert werden, um bei Behördenanfragen, Datenschutzprüfungen oder Schadenfällen handlungsfähig zu sein. Eine vollständige Dokumentation schützt den Praxisinhaber und erleichtert spätere Systemupdates oder Systemwechsel erheblich. Diese Checkliste zeigt, welche Nachweise nach einer IT-Umstellung gesichert werden sollten.

Checkliste: Nachweise nach IT-Umstellungen archivieren

  • [ ] Abnahmeprotokoll der neuen IT-Installation durch den Dienstleister archivieren
  • [ ] Lizenzurkunden und Aktivierungscodes aller neuen Software sicher aufbewahren
  • [ ] Auftragsverarbeitungsvertrag mit neuem IT-Dienstleister gemäß DSGVO archivieren
  • [ ] Backup-Protokolle der Datenmigration mit Datumsangabe und Prüfstatus sichern
  • [ ] Handbücher und technische Dokumentation für alle neuen Geräte archivieren
  • [ ] Schulungsnachweise für das Praxispersonal zur neuen Software dokumentieren
  • [ ] Garantieurkunden und Supportverträge aller neuen Geräte und Systeme ablegen
  • [ ] IT-Sicherheitskonzept nach der Umstellung aktualisieren und archivieren

Hinweise zur Umsetzung

Die DSGVO verlangt, dass Arztpraxen als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts jederzeit nachweisen können, dass sie technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Patientendaten getroffen haben (Art. 5 Abs. 2 DSGVO, sog. Rechenschaftspflicht). Ein vollständig dokumentierter IT-Umstellungsprozess ist ein wichtiger Baustein dieses Nachweises. Digitale Archive sollten revisionssicher und zugriffsbeschränkt sein.

Neue IT-Infrastruktur erhöht häufig den Versicherungswert der Praxis. Ärzteversichert empfiehlt, nach jeder IT-Umstellung die Praxisinhaltsversicherung auf ausreichende Deckungssummen zu überprüfen und den Wert der neuen Komponenten zu erfassen, damit im Schadensfall keine Unterversicherung entsteht.

Quellen und weiterführende Informationen

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