Eine IT-Umstellung in der Arztpraxis kann vorübergehend zu Einschränkungen bei der Terminvergabe, der Befundübermittlung oder der digitalen Kommunikation führen. Eine frühzeitige und klare Kommunikation mit den Patienten verhindert Missverständnisse und erhält das Vertrauen in die Praxis. Diese Checkliste hilft, die Patientenkommunikation rund um eine IT-Umstellung professionell zu planen.

Checkliste: IT-Umstellung – Patientenkommunikation planen für Ärzte

[ ] Zeitraum und Umfang der IT-Umstellung frühzeitig intern festlegen
[ ] Patienten mindestens zwei Wochen vor der Umstellung per Praxisaushang informieren
[ ] Praxishomepage mit Hinweis auf geplante IT-Umstellung und eventuelle Einschränkungen aktualisieren
[ ] Telefonische Erreichbarkeit während der Umstellung sicherstellen und kommunizieren
[ ] Notfallkontaktdaten für dringende Fälle während der Umbauphase bereitstellen
[ ] Mitarbeiter auf häufige Patientenfragen zur IT-Umstellung vorbereiten
[ ] Terminbuchungen für den Umstellungszeitraum anpassen und betroffene Patienten informieren
[ ] Nach der Umstellung Feedback von Patienten einholen und dokumentieren

Hinweise zur Umsetzung

IT-Umstellungen betreffen häufig auch die Telematikinfrastruktur (TI) und die elektronische Patientenakte (ePA). Patienten, die digitale Dienste wie Online-Terminbuchung oder das ePA-Portal nutzen, sollten gesondert über mögliche Einschränkungen informiert werden. Eine transparente Kommunikation reduziert Anrufe und Anfragen in der Praxis erheblich.

Ärzteversichert empfiehlt, bei einer IT-Umstellung auch den Cyberversicherungsschutz zu überprüfen. Gerade in der Migrationsphase bestehen erhöhte Risiken für Datenverluste oder unbefugten Zugriff. Eine aktive Kommunikation mit Patienten und Mitarbeitern hilft, das Vertrauen zu erhalten und die Umstellung reibungslos abzuwickeln.

Quellen und weiterführende Informationen

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