Eine IT-Umstellung in der Arztpraxis ist ein komplexes Vorhaben, das eine sorgfältige Vorbereitung erfordert. Bevor neue Systeme eingeführt oder bestehende Infrastrukturen migriert werden, müssen alle relevanten Unterlagen vollständig vorliegen. Diese Checkliste hilft Ärzten und Praxismanagern, die Dokumentationsphase strukturiert abzuschließen.

Checkliste: IT-Umstellung – Unterlagen sammeln für Ärzte

[ ] Aktuellen Netzwerkplan und Hardwareinventarliste zusammenstellen
[ ] Lizenzdokumente für alle eingesetzten Softwarelösungen (PVS, KIM, TI) sichern
[ ] Bestehende Datenschutzdokumentation und Verarbeitungsverzeichnis aktualisieren
[ ] Supportverträge und Wartungsvereinbarungen mit IT-Dienstleistern zusammenführen
[ ] Zugangsdaten für alle Systeme sicher dokumentieren und hinterlegen
[ ] Datensicherungskonzept schriftlich festhalten und letzte Backups prüfen
[ ] Angebote und Leistungsbeschreibungen der neuen IT-Lösung archivieren
[ ] Versicherungspolice für IT-Risiken und Cyber-Schäden bereithalten

Hinweise zur Umsetzung

Die gesammelten Unterlagen sollten sowohl digital als auch in Papierform vorliegen, damit im Notfall auf alle Informationen zugegriffen werden kann. Besonderes Augenmerk gilt der datenschutzrechtlichen Dokumentation: Gemäß DSGVO sind Arztpraxen verpflichtet, ein aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Eine IT-Umstellung löst in vielen Fällen eine Datenschutz-Folgenabschätzung aus, die rechtzeitig eingeplant werden sollte.

Ärzteversichert empfiehlt Praxisinhabern, im Rahmen einer IT-Umstellung auch den Versicherungsschutz für IT-Risiken zu überprüfen. Cyberversicherungen für Arztpraxen decken unter anderem Kosten für Datenwiederherstellung, Betriebsunterbrechungen und Haftpflichtansprüche Dritter ab. Eine vollständige Unterlagenbasis erleichtert die Schadenregulierung erheblich und sichert die Praxis im Schadensfall ab.

Quellen und weiterführende Informationen

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