Beim Start eines Medizinischen Versorgungszentrums (MVZ) entstehen zahlreiche Nachweise und Dokumente, die für spätere Prüfungen durch KV, Behörden und Versicherungen zwingend aufbewahrt werden müssen. Eine strukturierte Archivierung von Beginn an verhindert zeitaufwändige Nachrecherchen und schützt bei Auseinandersetzungen mit Behörden oder Vertragspartnern. Diese Checkliste gibt einen Überblick über alle archivierungspflichtigen Dokumente beim MVZ-Start.

Checkliste: Nachweise beim MVZ-Start archivieren

  • [ ] Zulassungsbescheid des Zulassungsausschusses in Original aufbewahren
  • [ ] Gesellschaftsvertrag und Handelsregistereintrag dauerhaft archivieren
  • [ ] Approbations- und Facharzturkunden aller Ärzte in digitaler und physischer Kopie sichern
  • [ ] Miet- und Kaufverträge für Betriebsstätten archivieren (Aufbewahrungspflicht 10 Jahre)
  • [ ] Versicherungspolicen und Versicherungsscheine zentral und zugänglich ablegen
  • [ ] Arbeitsverträge aller Mitarbeiter gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfrist archivieren
  • [ ] Datenschutzdokumentation (Verarbeitungsverzeichnis, AVV) sicher aufbewahren
  • [ ] Korrespondenz mit KV, Kammer und Behörden vollständig und chronologisch ablegen

Hinweise zur Umsetzung

Für ein MVZ gelten die allgemeinen kaufmännischen Aufbewahrungsfristen (6 bis 10 Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB) sowie arztspezifische Aufbewahrungspflichten für Patientenakten von mindestens 10 Jahren. Eine digitale Archivierungslösung mit revisionssicherer Ablage, die DSGVO-konforme Zugriffskontrollen bietet, ist gerade bei wachsenden MVZ dringend empfehlenswert. Die Verantwortlichkeit für die Archivierung sollte schriftlich geregelt sein.

Auch für den Versicherungsschutz des MVZ ist eine vollständige Dokumentation essenziell. Ärzteversichert unterstützt bei der Inventarisierung bestehender Policen und hilft, alle versicherungsrelevanten Nachweise (Deckungsbestätigungen, Schadensmeldungen) strukturiert zu archivieren, damit im Schadensfall schnell gehandelt werden kann.

Quellen und weiterführende Informationen

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