Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter in der Arztpraxis müssen Qualifikationsnachweise, Unterweisungen und QM-relevante Dokumente sorgfältig erfasst und archiviert werden. Eine lückenlose QM-Dokumentation ist sowohl für interne Qualitätssicherung als auch für externe Audits und Zertifizierungen unverzichtbar. Diese Checkliste zeigt, welche Dokumente bei jeder Neueinstellung im QM-System hinterlegt werden sollten.

Checkliste: QM-Dokumentation bei der Personal-Einstellung

  • [ ] Qualifikationsnachweise (Berufsabschluss, Fachkundezertifikate) in Personalakte aufnehmen
  • [ ] Erstunterweisung zu Hygiene, Datenschutz und Arbeitssicherheit dokumentieren
  • [ ] Einweisung in praxisspezifische Geräte und Software schriftlich bestätigen lassen
  • [ ] Belehrung nach Infektionsschutzgesetz (§ 43 IfSG) nachweisbar durchführen
  • [ ] Geheimhaltungserklärung (ärztliche Schweigepflicht, DSGVO) unterzeichnen lassen
  • [ ] Probezeit und Feedbackgespräche im Personalplan verankern und dokumentieren
  • [ ] Mitarbeiter in das QM-Handbuch einweisen und Kenntnisnahme bestätigen lassen
  • [ ] Impfstatus (Hepatitis B, Masern) gemäß Anforderungen des Hygieneplan prüfen

Hinweise zur Umsetzung

Das interne Qualitätsmanagement in Arztpraxen verlangt nach der QM-Richtlinie des G-BA eine vollständige Dokumentation aller praxisrelevanten Prozesse, zu denen auch die Personalführung gehört. Unterweisungen dürfen nicht nur mündlich erfolgen, sondern müssen durch Unterschrift des Mitarbeiters schriftlich bestätigt werden. Im Rahmen von Zertifizierungsaudits wird die Personalakte als Qualitätsnachweis herangezogen.

Neben der QM-Dokumentation sollten Praxisinhaber auch prüfen, ob neue Mitarbeiter durch bestehende Versicherungen ausreichend abgedeckt sind. Ärzteversichert klärt auf Wunsch, ob die Betriebshaftpflicht und die Berufshaftpflicht bei einer veränderten Personalstruktur noch ausreichen, und passt den Versicherungsschutz gegebenenfalls an.

Quellen und weiterführende Informationen

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