Beim Praxiskauf sind viele Aspekte parallel zu beachten. Die folgende Checkliste führt durch alle notwendigen Schritte.
Die Checkliste
- Aufbewahrungsfristen kennen: Patientendokumente 10 Jahre, Buchungsbelege 10 Jahre, Verträge variabel
- Digitales Archivierungssystem einrichten: Suchbarkeit und Zugriffssicherheit sicherstellen
- Signierte Dokumente digital archivieren: Qualifizierte elektronische Signatur für Rechtsgültigkeit
- Fortbildungszertifikate systematisch ablegen: Nach Datum, Thema und Punktwert sortieren
- KV-Abrechnungsnachweise aufbewahren: Quartalsabrechnungen mindestens 5 Jahre
- Versicherungspolicen und Schadensfälle dauerhaft archivieren
- Mietverträge und Kaufverträge für Praxisräume: Original plus Kopie getrennt lagern
- Personalakten: Mindestens 5 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren
- Backup der Archivdaten regelmäßig erstellen und testen
- Vernichtungsplan für abgelaufene Dokumente: Datenschutzkonforme Vernichtung sicherstellen
Hinweise zur Umsetzung
Eine lückenlose Archivierung schützt bei Haftungsfragen, Betriebsprüfungen und KV-Anfragen. Ärzteversichert berät zur Absicherung bei Datenverlust.
Die Archivierungspflichten für Ärzte sind vielfältig und komplex. Unterschiedliche Unterlagen haben unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.
Aufbewahrungsfristen im Überblick:
| Unterlagenart | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Behandlungsdokumentation | 10 Jahre | §630f BGB |
| Buchhaltungsunterlagen | 10 Jahre | §147 AO |
| Personalakten | 5 Jahre nach Austritt | Arbeitsrecht |
| Mietverträge | Laufzeit + 3 Jahre | §195 BGB |
| Versicherungsunterlagen | Laufzeit + 5 Jahre | Empfehlung |
Quellen
- Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV): Praxismanagement
- Bundesärztekammer: Berufsordnung und Richtlinien
- Ärzteversichert: Unabhängige Versicherungsberatung für Ärzte
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