Gut ausgebildete Medizinische Fachangestellte (MFA) sind das Rückgrat jeder Arztpraxis. Gleichzeitig ist die Einstellung von Personal mit erheblichem rechtlichen und bürokratischen Aufwand verbunden. Wer hier Fehler macht, riskiert Nachzahlungen, Bußgelder oder Rechtsstreitigkeiten. Diese Checkliste hilft Ihnen, jeden Schritt korrekt abzuarbeiten.

Die Checkliste

  1. Stellenbedarf und Profil definieren: Klären Sie, welche Qualifikationen, Arbeitszeiten und Gehaltsstufen die Stelle erfordern. Berücksichtigen Sie den geltenden Tarifvertrag für MFA (TV-Ärzte/MFA-Manteltarifvertrag).
  1. Stellenanzeige schalten: Veröffentlichen Sie die Stelle über Jobbörsen, Ärztekammernetzwerke, die KBV-Stellenbörse und ggf. regional über Agentur für Arbeit oder lokale Medien.
  1. Bewerbungsgespräch vorbereiten: Bereiten Sie strukturierte Fragen vor und achten Sie auf die Einhaltung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Diskriminierende Fragen zu Familienplanung oder Religion sind verboten.
  1. Arbeitsvertrag rechtssicher gestalten: Lassen Sie den Vertrag von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht oder dem Ärztekammer-Rechtsservice prüfen. Vereinbaren Sie Probezeit, Kündigungsfristen und ggf. Urlaubs- und Sonderzahlungen klar.
  1. Tarifvertrag prüfen: Prüfen Sie, ob Ihre Praxis tarifgebunden ist und welche Regelungen des TV-Ärzte oder MFA-Manteltarifvertrags gelten.
  1. Anmeldung bei der Sozialversicherung: Melden Sie alle sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter beim zuständigen Sozialversicherungsträger an (Einzugsstelle der Krankenversicherung).
  1. Berufsgenossenschaft (BGW) informieren: Praxen im Gesundheitswesen sind der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) zugeordnet. Melden Sie neue Mitarbeiter unverzüglich.
  1. Lohnbuchhaltung einrichten: Richten Sie eine korrekte Lohnabrechnung ein, entweder intern oder über ein Steuerbüro. Achten Sie auf Mindestlohn, Zuschläge und korrekte Steuerklassen.
  1. Arbeitszeitgesetz beachten: Maximale Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten nach ArbZG müssen eingehalten und dokumentiert werden.
  1. Mitarbeiter einarbeiten und schulen: Planen Sie eine strukturierte Einarbeitungsphase und informieren Sie neue Mitarbeiter über Datenschutz, Schweigepflicht, Hygienevorschriften und Notfallproceduren.

Typische Fehler

  • Tarifvertrag ignorieren: Wer den MFA-Tarifvertrag nicht kennt, zahlt möglicherweise zu wenig Gehalt – das kann zu Nachzahlungsforderungen und schlechtem Betriebsklima führen.
  • BGW-Meldung versäumen: Eine nicht oder zu spät gemeldete Stelle kann zu Bußgeldern und im Unfall-Schadensfall zu erheblichen Problemen führen.
  • AGG-Verstöße in Stellenanzeigen: Formulierungen wie „junges Team" oder „Berufsanfänger bevorzugt" können als altersdiskriminierend eingestuft werden.

Fazit

Die rechtskonforme Einstellung von Praxispersonal schützt Sie vor teuren Rechtsstreitigkeiten und legt den Grundstein für ein gutes Arbeitsklima. Ärzteversichert berät Sie auch zu Versicherungslösungen für Ihre Mitarbeiter, etwa zur betrieblichen Altersvorsorge. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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