Das Praxisverwaltungssystem (PVS) ist das Herzstück der digitalen Praxisinfrastruktur: Es steuert Terminverwaltung, Patientenakten, Abrechnung und Kommunikation. Eine Fehlentscheidung bei der Auswahl kostet Zeit, Geld und frustriert das gesamte Praxisteam. Diese Checkliste hilft Ihnen, die richtige Entscheidung zu treffen.

Die Checkliste

  1. Anforderungsliste erstellen: Definieren Sie vorab, welche Funktionen zwingend benötigt werden: Abrechnung (EBM/GOÄ), Terminbuch, Befunddokumentation, ePA-Anbindung, eAU, eRezept, Schnittstellen zu Geräten.
  1. KBV-Zertifizierung prüfen: Alle PVS, die für die Kassenabrechnung genutzt werden, müssen KBV-zertifiziert sein. Prüfen Sie dies vor der Kaufentscheidung.
  1. TI-Kompatibilität sicherstellen: Das System muss vollständig in die Telematikinfrastruktur (TI) integriert sein und alle aktuellen Pflichtanwendungen (eAU, eRezept, ePA) unterstützen.
  1. DSGVO-Konformität bewerten: Prüfen Sie, ob das System Patientendaten gemäß DSGVO verwaltet, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter besteht und wo die Daten gespeichert werden.
  1. Datenmigration klären: Wenn Sie von einem anderen System wechseln, klären Sie im Vorfeld, ob und wie bestehende Patientenakten migriert werden können.
  1. Benutzerfreundlichkeit testen: Verlangen Sie eine Demoversion oder Testphase. Binden Sie Ihre MFA in die Evaluation ein – die täglichen Nutzer kennen die praxisrelevanten Anforderungen am besten.
  1. Support und Schulung bewerten: Klären Sie, welchen Support (telefonisch, remote, vor Ort) der Anbieter bietet, wie schnell Reaktionszeiten sind und ob Schulungen für das Personal inklusive sind.
  1. Kosten transparent vergleichen: Vergleichen Sie nicht nur Lizenzkosten, sondern auch Einrichtungskosten, monatliche Servicegebühren, Update-Kosten und Kosten für zusätzliche Nutzer.
  1. Anbieterstabilität und Referenzen prüfen: Wählen Sie nur etablierte Anbieter mit nachgewiesener Marktpräsenz. Fragen Sie Referenzkunden in ähnlichen Fachrichtungen nach ihrer Erfahrung.
  1. Datensicherung und Backup-Konzept klären: Klären Sie, wie Ihre Patientendaten regelmäßig gesichert werden und was im Fall eines Systemausfalls oder Cyberangriffs passiert.

Typische Fehler

  • Günstigste Lösung wählen ohne Funktionsprüfung: Billige Systeme ohne TI-Integration oder fehlende GOÄ-Abrechnung können die gesamte Praxis lähmen.
  • Mitarbeiter nicht einbeziehen: Eine Software, die das Team nicht akzeptiert, wird nicht konsequent genutzt – und kostet damit mehr als sie spart.
  • Datenmigration unterschätzen: Fehlende oder korrupte Datenmigration kann dazu führen, dass jahrelange Patientenakten verloren gehen.

Fazit

Die Auswahl des richtigen PVS ist eine langfristige Entscheidung, die die tägliche Praxisarbeit maßgeblich beeinflusst. Eine strukturierte Evaluation zahlt sich aus. Ärzteversichert empfiehlt, auch Cyberversicherungen zu prüfen, die vor den finanziellen Folgen von Datenverlust oder Ransomware schützen. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen

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