Im Rahmen der QM-Zertifizierung sind verschiedene Bereiche zu bearbeiten. Die folgende Checkliste führt durch alle notwendigen Schritte.
Die Checkliste
- Backup-Strategie dokumentieren: Was wird gesichert, wie oft und wo gespeichert?
- 3-2-1-Regel umsetzen: 3 Kopien, 2 verschiedene Medien, 1 Kopie außerhalb der Praxis
- Automatisches tägliches Backup der Patientenverwaltungssoftware konfigurieren
- Backup-Verschlüsselung aktivieren: Patientendaten auch in Backups DSGVO-konform schützen
- Restore-Test durchführen: Mindestens quartalsweise prüfen, ob Backups tatsächlich wiederherstellbar sind
- Cloud-Backup prüfen: Anbieter mit DSGVO-konformem Serverstandort in Deutschland/EU
- Offline-Backup: Mindestens eine Sicherungskopie nicht dauerhaft netzverbunden aufbewahren
- Backup-Protokolle überprüfen: Tägliche Fehlermeldungen im Blick behalten
- Mitarbeiter schulen: Wer übernimmt Backup-Kontrolle in Urlaubs- und Krankheitszeiten?
- Notfallplan: Was tun bei Datenverlust? Schritte und Ansprechpartner dokumentieren
Hinweise zur Umsetzung
Ein Datenverlust kann die Praxis für Tage oder Wochen lahmlegen. Ärzteversichert empfiehlt eine Cyberversicherung, die auch bei Datenverlust durch technische Fehler leistet.
Regelmäßige Datensicherungen sind nach DSGVO und aufgrund der Aufbewahrungspflichten für Patientendaten unverzichtbar. Ein Datenverlust kann schwerwiegende Folgen für Patienten und Praxis haben.
Empfohlene Backup-Strategie:
| Backup-Art | Häufigkeit | Aufbewahrungsort |
|---|---|---|
| Vollbackup | Täglich | Externe Festplatte |
| Inkrementelles Backup | Stündlich | NAS im Praxisnetzwerk |
| Offsite-Backup | Wöchentlich | Cloud oder gesonderter Standort |
| Archiv-Backup | Monatlich | Langzeitspeicher |
Quellen
- Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV): Praxismanagement
- Bundesärztekammer: Berufsordnung und Richtlinien
- Ärzteversichert: Unabhängige Versicherungsberatung für Ärzte
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