Die Vorbereitung auf eine QM-Zertifizierung (z.B. nach QEP, KTQ oder ISO 9001) erfordert das Zusammenstellen einer Vielzahl von Praxisdokumenten, die dem Zertifizierer als Nachweis für qualitätskonforme Praxisabläufe vorgelegt werden. Eine strukturierte Unterlagensammlung spart Zeit und vermeidet Stress in der heißen Phase vor dem Audit. Diese Checkliste hilft bei der systematischen Vorbereitung.

Checkliste: Unterlagen für die QM-Zertifizierung sammeln

  • [ ] QM-Handbuch auf Vollständigkeit und Aktualität prüfen
  • [ ] Organigramm der Praxis mit Verantwortlichkeiten aktualisieren
  • [ ] Prozessbeschreibungen für alle Kernprozesse (Anmeldung, Behandlung, Abrechnung) zusammenstellen
  • [ ] Nachweis über Patientenbefragungen und ausgewertete Ergebnisse bereitstellen
  • [ ] Unterweisungsprotokolle für alle Mitarbeiter der letzten 12 Monate archivieren
  • [ ] Beschwerderegister und dokumentierte Maßnahmen aus Beschwerden vorlegen
  • [ ] Verzeichnis aller medizinischen Geräte mit Wartungsnachweisen erstellen
  • [ ] Hygieneplan und letzte Hygieneaudit-Ergebnisse bereithalten

Hinweise zur Umsetzung

Die Erstzertifizierung nach QEP umfasst in der Regel eine Selbstbewertungsphase, eine Dokumentenprüfung und ein Visitations-Gespräch. Für die Dokumentenprüfung werden Stichproben aus dem QM-Handbuch, den Prozessbeschreibungen und den Mitarbeiterdokumenten herangezogen. Vollständige und aktuelle Unterlagen zeigen dem Zertifizierer, dass das Qualitätsmanagementsystem gelebt und nicht nur auf dem Papier vorhanden ist.

Neben dem QM-System sollten Praxisinhaber auch regelmäßig prüfen, ob ihre Versicherungsverträge dem aktuellen Praxisstand entsprechen. Ärzteversichert empfiehlt, die QM-Zertifizierungsphase als Anlass für einen umfassenden Versicherungscheck zu nutzen, bei dem alle Policen auf Vollständigkeit und Aktualität überprüft werden.

Quellen und weiterführende Informationen

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