Für die Erstellung der Steuererklärung sind zahlreiche digitale Unterlagen erforderlich, die sicher gesichert und jederzeit zugänglich sein müssen. Der Verlust von Buchhaltungsdaten oder digitalen Belegen durch einen IT-Ausfall kann zu erheblichen Problemen bei der Steuererklärung führen und im schlimmsten Fall Schätzungen durch das Finanzamt auslösen. Diese Checkliste hilft, das IT-Backup im Kontext der Steuererklärung gezielt zu sichern.

Checkliste: Steuererklärung – IT-Backup sichern für Ärzte

  • [ ] Buchhaltungsdaten und Finanzbuchhaltungssoftware regelmäßig und vollständig sichern
  • [ ] Digitale Belege (Rechnungen, Kontoauszüge, Honorarbescheide) in einem gesicherten System ablegen
  • [ ] Backup aller steuerrelevanten Daten vor Abgabe der Steuererklärung erstellen und prüfen
  • [ ] Revisionssichere Archivierung gemäß GoBD für digitale Belege sicherstellen
  • [ ] Backup-Standort außerhalb der Praxis (Cloud oder externes Laufwerk) für kritische Steuerdaten nutzen
  • [ ] Zugriffsrechte auf Finanzdaten auf autorisierte Personen und den Steuerberater beschränken
  • [ ] Wiederherstellungstest des Backups mindestens einmal jährlich durchführen
  • [ ] Archivierungsfristen (10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen) im Backup-Konzept berücksichtigen

Hinweise zur Umsetzung

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) stellen hohe Anforderungen an die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit digitaler Buchführung. Wer digitale Belege verwendet, muss sicherstellen, dass diese nicht nachträglich verändert werden können und jederzeit lesbar sind. Ein Betriebsprüfer hat das Recht, die Daten im Originalformat einzusehen.

Ärzteversichert empfiehlt, beim Schutz steuerrelevanter IT-Daten auch an eine Cyberversicherung zu denken. Wenn ein Ransomware-Angriff die gesamte Praxis-IT verschlüsselt, sind neben den Patientendaten auch alle Buchhaltungsunterlagen gefährdet. Eine Cyberversicherung deckt die Kosten für Datenwiederherstellung, IT-Forensik und eventuelle Steuernachteile durch den Datenverlust ab.

Quellen und weiterführende Informationen

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