Häufige Fehler bei Wartezeiten-Management in der Praxis

Der häufigste Fehler beim Wartezeiten-Management in der Arztpraxis ist die fehlende Differenzierung zwischen akuten und geplanten Terminen im Terminkalender, wodurch Notfälle das gesamte Tagesschema durcheinanderbringen und alle folgenden Patienten warten müssen. Eine strukturierte Terminplanung mit Pufferzeiten für Akutpatienten ist die Grundlage eines effektiven Wartezeiten-Managements. Lange Wartezeiten führen zu Patientenverlust und negativen Online-Bewertungen.

Hintergrund

Ein professionelles Wartezeiten-Management verbessert die Patientenzufriedenheit und die Praxiseffizienz:

• Keine Pufferzeiten eingeplant: Jede Stunde sollte 10-15 Minuten Puffer für Verzögerungen, Notfälle und administrative Aufgaben enthalten.
• Terminlänge nicht realistisch kalkuliert: Erstgespräche, Kontrolluntersuchungen und Eingriffe benötigen unterschiedlich lange – pauschale Terminslots führen zu Stauungen.
• Digitale Lösungen nicht genutzt: Online-Terminbuchung, digitales Wartezimmer und Echtzeit-Benachrichtigungen reduzieren die wahrgenommene Wartezeit erheblich.
• Patientenkommunikation vernachlässigt: Transparente Information über voraussichtliche Wartezeiten erhöht die Akzeptanz und senkt Beschwerden.

Wann gilt das nicht?

In Notfallpraxen und Bereitschaftsdiensten ist ein klassisches Terminmanagement nicht anwendbar – hier gelten Triage-Systeme nach medizinischer Dringlichkeit.

Ärzteversichert empfiehlt Ärzten, die Praxisorganisation regelmäßig zu optimieren, um Betriebsrisiken und Patientenunzufriedenheit zu minimieren.