Typische Fallstricke beim Inkasso in Arztpraxen sind: die Übergabe von Patientenforderungen an ein Inkassobüro ohne DSGVO-konforme Patienteneinwilligung zur Datenweitergabe, die fehlende Ausschöpfung des internen Mahnverfahrens vor der Inkasso-Übergabe und Reputationsrisiken durch als unangemessen empfundenes Inkassogebaren gegenüber Patienten.
Hintergrund
Die Weitergabe von Patientendaten an Inkassobüros unterliegt der DSGVO; ohne eine entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ist die Datenweitergabe unzulässig. Ärzte, die zu schnell inkassieren, riskieren Patientenverluste und negative Bewertungen. Gerichtliches Mahnverfahren (Mahnbescheid) ist oft günstiger als Inkassogebühren und bewahrt die Praxis-Reputation besser.
Wann gilt das nicht?
Bei dauerhaft zahlungsunfähigen Patienten mit Insolvenzeröffnung ist Inkasso sinnlos; hier sollte die Forderung abgeschrieben und steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Ärzteversichert empfiehlt Arztpraxen ein strukturiertes Mahnwesen als ersten Schritt und berät über DSGVO-konforme Inkasso-Prozesse.
Vor der Übergabe an ein Inkassobüro muss eine DSGVO-konforme AVV bestehen; ein internes Mahnverfahren ist günstiger und reputationsschonender als externes Inkasso bei säumigen Patienten.
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