Wartezeiten-Management in der Praxis: Erfahrungen und Tipps von Ärzten

Ärzte, die ihr Wartezeiten-Management optimiert haben, berichten übereinstimmend, dass eine Kombination aus digitaler Terminbuchung, klaren Triage-Protokollen und täglichen Pufferterminen die Wartezeiten auf unter 15 Minuten senken kann.

Hintergrund

Das Wartezeiten-Management ist ein zentrales Qualitätsmerkmal für Patientenzufriedenheit und Praxiseffizienz. Laut einer KBV-Umfrage sind lange Wartezeiten der häufigste Kritikpunkt von Patienten an Arztpraxen. Erfolgreiche Praxen strukturieren ihre Terminplanung nach Dringlichkeit (Akuttermine, reguläre Termine, Vorsorge), halten täglich fünf bis zehn Prozent der Termine als Puffer frei und setzen auf digitale Erinnerungssysteme. Besonders wichtig ist die Schulung des Praxispersonals in der telefonischen Erstbeurteilung (Triage), um dringende Fälle schnell zu erkennen und einzuplanen.

Wann gilt das nicht?

In Facharztpraxen mit sehr begrenzten Kassenärzten und langen Wartelisten (z. B. Psychiatrie, Dermatologie) sind strukturelle Maßnahmen allein nicht ausreichend; hier sind politische Lösungen wie die Erhöhung der Ärztezahlen oder die Ausweitung der Telemedizin notwendig. Bei Praxen mit ausschließlich privatärztlichen Patienten und individuellem Service-Modell ist ein restriktives Terminmanagement möglicherweise nicht gewünscht.

Ärzteversichert unterstützt Praxen bei der Digitalisierung ihres Terminmanagements und zeigt, wie die damit verbundenen Datenschutzanforderungen und IT-Risiken versicherungstechnisch abgesichert werden.

Quellen

• Kassenärztliche Bundesvereinigung
• Bundesärztekammer