Wartezeiten-Management in der Arztpraxis ist die systematische Steuerung von Patientenaufkommen, Terminvergabe und Ablaufprozessen mit dem Ziel, Wartezeiten zu minimieren und die Praxiseffizienz zu steigern.

Die durchschnittliche Wartezeit auf einen Facharzttermin in Deutschland beträgt je nach Fachrichtung und Region zwischen 20 und über 50 Tagen. Praxen mit einem aktiven Wartezeiten-Management und Online-Terminbuchung können die Wartezeit ihrer Patienten um 30 bis 50 Prozent reduzieren.

Hintergrund

Das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) verpflichtet Kassenärzte seit 2019 zur Einrichtung von Terminservicestellen und zur Bereitstellung von Online-Terminbuchung. Praxen müssen mindestens 25 offene Sprechstundenstunden pro Woche für GKV-Patienten anbieten.

Wirksame Maßnahmen des Wartezeiten-Managements:

  • Online-Terminbuchung: Patienten können rund um die Uhr Termine buchen; Buchungssysteme wie Doctolib, Jameda oder Praxis-App reduzieren telefonische Anfragen erheblich.
  • Terminerinnerungen: Automatisierte SMS- oder E-Mail-Erinnerungen senken die No-show-Rate (Patienten, die ohne Absage nicht erscheinen) um bis zu 40 Prozent.
  • Triage und Priorisierung: Akutpatienten werden von geplanten Routineterminen getrennt behandelt; Praxisassistentinnen können Triage-Interviews vorab durchführen.
  • Stoßzeiten-Analyse: Auswertung der Praxis-Software zeigt, zu welchen Zeiten Warteräume überfüllt sind; entsprechende Terminkapazitäten können angepasst werden.
  • Wartebereichgestaltung: Digitale Wartezimmer-Informationssysteme und kostenfreies WLAN verbessern die subjektive Wartezeit-Erfahrung der Patienten.

Haftungsaspekt: Lange Wartezeiten können bei dringenden Fällen haftungsrechtlich relevant werden; Patienten, die wegen langer Wartezeit eine lebensbedrohliche Diagnose verspätet erhalten, könnten Schadensersatzansprüche geltend machen.

Wann gilt das nicht?

Privatpraxen ohne KV-Zulassung unterliegen nicht den Verpflichtungen des TSVG, sollten jedoch aus Wettbewerbsgründen ebenfalls in effizientes Wartezeiten-Management investieren.

Ärzteversichert weist darauf hin, dass ein schlechtes Wartezeiten-Management Reputationsschäden und im Extremfall Haftungsrisiken begründen kann; eine ausreichende Berufshaftpflicht bleibt unverzichtbar.

Quellen

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