Patientenbezogene Korrespondenz in der Arztpraxis (Arztbriefe, Befundmitteilungen, E-Mails) muss nach den ärztlichen Dokumentationspflichten mindestens zehn Jahre nach der letzten Behandlung aufbewahrt werden.

Ärztliche Dokumentation und Patientenkorrespondenz müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden; bei Röntgenaufnahmen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Patientenbeschwerden müssen praxisintern innerhalb von vier Wochen beantwortet werden; bei formellen Beschwerden bei der Ärztekammer beträgt die Antwortfrist nach Aufforderung in der Regel zwei bis vier Wochen.

Hintergrund

Die Aufbewahrungspflicht für Patientenunterlagen ergibt sich aus § 10 MBO-Ä (10 Jahre), dem Bundesmantelvertrag (10 Jahre) und für Röntgenunterlagen aus der Röntgenverordnung (10 Jahre nach letzter Anwendung, mindestens jedoch bis zum vollendeten 28. Lebensjahr des Patienten). Sichere Kommunikation mit Patienten (z. B. via E-Mail) muss den DSGVO-Anforderungen entsprechen; unverschlüsselte E-Mails ohne Einwilligung des Patienten sind datenschutzrechtlich problematisch. Auf Anfrage des Patienten müssen Einsicht in die Patientenakte und Kopien innerhalb von einem Monat bereitgestellt werden (Art. 15 DSGVO).

Wann gilt das nicht?

Für Strahlenopfer und onkologische Patienten gelten teilweise abweichende, verlängerte Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren. Administrative Korrespondenz (z. B. Rechnungen) unterliegt der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Quellen

Ärzteversichert informiert Ärzte, wie Dokumentationsmängel das Haftungsrisiko erhöhen und wie eine professionelle Dokumentationspraxis den Versicherungsschutz stärkt.

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