Den besten Anbieter für das Mahnwesen in Arztpraxen gibt es nicht pauschal, da die optimale Lösung von Praxisgröße, Fachrichtung und dem Anteil an Privatpatienten abhängt. Grundsätzlich kann das Mahnwesen intern über die Praxissoftware abgewickelt, an den Abrechnungsdienstleister ausgelagert oder an ein spezialisiertes Inkassounternehmen übertragen werden.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Internes Mahnwesen über PVS-Software ist günstig, erfordert aber Personal-Ressourcen und konsequentes Nachhalten
  • Abrechnungsdienstleister mit integriertem Mahnwesen sind für Praxen mit hohem Privatpatientenanteil besonders effizient
  • Externe Inkassodienstleister kommen erst bei hartnäckigen Nicht-Zahlern zum Einsatz und erheben Provision auf eingetriebene Beträge

Ausführliche Antwort

Für das Mahnwesen in der Arztpraxis gibt es mehrere Stufen: erstens eine Zahlungserinnerung nach Fälligkeit (meist 14 Tage), zweitens eine erste Mahnung mit Mahngebühren, drittens eine zweite Mahnung mit Androhung von Inkasso und viertens die Übergabe an ein Inkassounternehmen oder Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens.

Spezialisierte Anbieter für ärztliches Mahnwesen und Inkasso im Gesundheitsbereich sind unter anderen EOS Health, Creditreform, Intrum und DZR (Deutsches Zahnärztliches Rechenzentrum für Zahnärzte). Diese kennen die rechtlichen Besonderheiten im Arzt-Patient-Verhältnis und gehen sensibel mit der Patientenbeziehung um.

Datenschutz ist beim Mahnwesen besonders kritisch: Die Übergabe von Patientendaten an Inkassodienstleister erfordert eine explizite Einwilligung des Patienten oder muss auf Basis berechtigten Interesses (Art. 6 DSGVO) erfolgen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Pflicht.

Worauf Ärzte besonders achten sollten

Praxen mit hohem Privatpatientenanteil sollten das Mahnwesen professionell organisieren, da offene Forderungen schnell in relevante Beträge anwachsen. Ärzteversichert empfiehlt, auch die Cyber-Versicherung zu prüfen, da Datenübermittlungen im Mahnwesen Datenschutzrisiken erzeugen.

Quellen und weiterführende Informationen

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