Die ärztliche Dokumentationspflicht ist keine vertragliche Vereinbarung, die gekündigt oder gewechselt werden kann, sondern eine gesetzliche Pflicht. Was Ärzte ändern können, ist das System, mit dem sie dokumentieren: vom analogen Papierarchiv zum digitalen Praxisverwaltungssystem oder von einem PVS-Anbieter zum nächsten.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Dokumentationspflicht ergibt sich aus § 630f BGB und berufsrechtlichen Vorschriften, sie kann nicht abgewählt werden
  • Wechsel des Dokumentationssystems (PVS) erfordert sichere Datenmigration und lückenlose Archivierung (10 Jahre gesetzliche Mindestfrist)
  • Altarchive (Papier oder Daten) müssen auch nach Praxisaufgabe für 10 Jahre zugänglich bleiben

Ausführliche Antwort

Ärzte sind nach § 630f BGB verpflichtet, Behandlungsunterlagen vollständig und zeitnah in lesbarer Form zu führen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung, für bildgebende Befunde gelten teils längere Fristen. Diese Pflicht endet nicht mit der Praxisschließung oder dem Ruhestand: Ehemalige Praxisinhaber müssen sicherstellen, dass ehemalige Patienten auch nach Praxisaufgabe Einsicht in ihre Unterlagen erhalten können.

Beim Wechsel des PVS-Systems ist besonders auf die Vollständigkeit der Datenmigration zu achten. Nicht alle Systeme exportieren alle Datenbankfelder vollständig, sodass nach dem Wechsel historische Befunde oder Medikationspläne fehlen können. Vor dem Wechsel empfiehlt sich daher ein Testexport, bei dem alle relevanten Daten (Diagnosen, Medikamente, Befunde, Labordaten) geprüft werden.

Praxen, die von Papier auf digital umstellen, müssen Papierdokumente entweder physisch aufbewahren oder nach anerkannten Standards digitalisieren und die Vernichtung der Originale protokollieren. Ein zertifizierter Scandienstleister mit rechtssicherer Archivierungssoftware kostet ca. 500 bis 2.000 Euro für eine Erstdigitalisierung.

Worauf Ärzte besonders achten sollten

Ärzteversichert empfiehlt, beim PVS-Wechsel die Cyber-Versicherung zu aktualisieren, da ein neues System andere Sicherheitsprofile und Datenbankarchitekturen mitbringt. Datenverluste während der Migration können haftungsrechtliche Konsequenzen haben, wenn Behandlungsunterlagen verloren gehen.

Quellen und weiterführende Informationen

Persönliche Beratung zu diesem Thema?

Kostenfreie Erstberatung anfragen →