Ein Wechsel des Forderungsmanagement-Dienstleisters in der Arztpraxis ist möglich, erfordert aber das Beachten von Vertragslaufzeiten und Datenschutzvorgaben. Die meisten Anbieter sehen Kündigungsfristen von 3 bis 6 Monaten vor, sodass eine frühzeitige Planung essenziell ist.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist im aktuellen Vertrag prüfen (häufig 12 Monate mit 3-monatiger Frist)
  • Datenschutzrechtliche Übergabe offener Forderungen gemäß DSGVO regeln
  • Neuen Anbieter mindestens 4 Wochen vor Vertragsende beauftragen, um Lücken zu vermeiden

Ausführliche Antwort

Beim Wechsel des Forderungsmanagements beginnt alles mit einer genauen Vertragsprüfung. Viele Anbieter schließen Rahmenverträge mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten und einer Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Vertragsende. Wer diese Frist versäumt, verlängert den Vertrag automatisch um ein weiteres Jahr. Niedergelassene Ärzte sollten daher Vertragstermine in ihrer Praxissoftware hinterlegen.

Die Übergabe offener Forderungen an einen neuen Dienstleister unterliegt den Anforderungen der DSGVO. Patienten müssen über die Weitergabe ihrer Daten informiert werden, sofern dies nicht bereits in der Datenschutzerklärung der Praxis geregelt ist. Ein sorgfältig ausgearbeiteter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem neuen Anbieter ist Pflicht. Erfahrungsgemäß dauert der vollständige Wechsel inklusive Datenmigration und Einarbeitung 4 bis 6 Wochen.

Die Kosten für professionelles Forderungsmanagement variieren erheblich: Erfolgsprovisionen liegen je nach Anbieter zwischen 15 % und 30 % des eingezogenen Betrags. Pauschallösungen starten bei etwa 50 Euro pro Monat für kleine Praxen. Ein Vergleich mehrerer Anbieter kann die jährlichen Kosten um mehrere Tausend Euro senken.

Worauf Ärzte besonders achten sollten

Niedergelassene Ärzte sollten beim Wechsel des Forderungsmanagements prüfen, ob der neue Anbieter auf Heilberufe spezialisiert ist, da die Regelungen des § 12 GOÄ und des SGB V besondere Anforderungen stellen. Ärzteversichert empfiehlt, im Rahmen einer umfassenden Praxisberatung auch die Schnittstelle zwischen Forderungsmanagement und bestehender Berufshaftpflichtversicherung zu überprüfen, weil Regressforderungen von Inkassounternehmen bisweilen versicherungsrechtliche Fragen aufwerfen.

Quellen und weiterführende Informationen

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