Der Wechsel einer Praxis-App, also einer Software für Terminbuchung, Patientenkommunikation oder digitale Anamnese, erfordert eine sorgfältige Planung, da Patientendaten DSGVO-konform übertragen oder gelöscht werden müssen und laufende Verträge einzuhalten sind. Eine Kündigung sollte stets schriftlich und unter Beachtung der Vertragslaufzeiten erfolgen.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Praxis-Apps für Terminbuchung, Patientenbefragung oder Dokumentation laufen meist auf monatlicher oder jährlicher Abonnementbasis
  • Patientendaten müssen nach DSGVO und § 630f BGB bei einem Wechsel korrekt migriert oder gelöscht werden
  • Vor dem Wechsel sollte ein Datenexport im Standardformat (CSV, HL7, FHIR) geprüft werden

Ausführliche Antwort

Praxis-Apps werden von verschiedenen Anbietern wie Doctolib, Jameda, Samedi, Nambos oder spezialisierten Praxissoftware-Herstellern angeboten. Die Kündigung erfolgt nach Maßgabe des Vertrages, der bei monatlichem Abo oft mit einer Frist von 30 Tagen gekündigt werden kann. Jahresabonnements haben häufig eine Kündigungsfrist von 30 bis 90 Tagen vor Ablauf des Vertragsjahres.

Ein DSGVO-konformer Wechsel verlangt, dass alle gespeicherten Patientendaten entweder vollständig exportiert oder datenschutzgerecht gelöscht werden. Nach Art. 20 DSGVO haben Patienten ein Recht auf Datenportabilität, das dem Arzt die Pflicht auferlegt, Daten in einem maschinenlesbaren Format bereitzustellen. Zudem muss der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem alten Anbieter beendet und mit dem neuen Anbieter neu abgeschlossen werden.

Die technische Migration ist oft der aufwendigste Teil: Termine, Patientenakten und Kommunikationsverläufe müssen in das neue System übertragen werden, ohne dass laufende Behandlungen unterbrochen werden. Viele Anbieter bieten Support bei der Datenmigration an, was jedoch mit Zusatzkosten verbunden sein kann.

Worauf Ärzte besonders achten sollten

Praxen, die Apps für telemedizinische Leistungen oder die elektronische Patientenakte (ePA) nutzen, müssen sicherstellen, dass der neue Anbieter nach § 360 SGB V zugelassen ist und an die Telematikinfrastruktur angebunden werden kann. Ärzteversichert empfiehlt zudem, bei SaaS-Lösungen die Serverstandorte und DSGVO-Konformität zu prüfen, da Datenschutzverstöße zu empfindlichen Bußgeldern führen können.

Quellen und weiterführende Informationen

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