Wartezeiten-Management-Systeme werden meist als Softwarelizenz oder als Teil einer umfassenderen Praxisverwaltungssoftware (PVS) betrieben. Ein Wechsel erfordert die Kündigung des laufenden Vertrags, die Datenmigration und die Schulung des Praxisteams. Mit vorausschauender Planung lässt sich der Betrieb dabei ohne Unterbrechung aufrechterhalten.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Vertragslaufzeiten bei PVS-Anbietern betragen häufig 12 bis 36 Monate mit Kündigungsfristen von 3 Monaten zum Vertragsende
  • Datenportabilität (DSGVO Art. 20) gibt der Praxis das Recht, gespeicherte Patientendaten in einem gängigen Format zu exportieren
  • Für den Systemwechsel sollte ein Übergangszeitraum von mindestens 4 bis 8 Wochen eingeplant werden

Ausführliche Antwort

Bevor ein Wechsel des Wartezeiten-Management-Systems eingeleitet wird, sollte der laufende Vertrag auf Laufzeit, Kündigungsfristen und automatische Verlängerungsklauseln geprüft werden. Viele Anbieter verlängern den Vertrag automatisch um ein weiteres Jahr, wenn nicht fristgerecht gekündigt wird. Die Kündigung sollte schriftlich per Einschreiben erfolgen und eine Bestätigung angefordert werden.

Bei einem Systemwechsel sind zwei technische Aspekte entscheidend: der Datenexport aus dem Altsystem und der Import in das neue System. Nach DSGVO Artikel 20 hat die Praxis das Recht auf Datenübertragbarkeit. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass Patientendaten auch nach dem Wechsel für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 630f BGB) zugänglich bleiben. Manche Praxen betreiben das Altsystem daher parallel im Lesezugriff weiter.

Die Einführung eines neuen Wartezeiten-Systems erfordert eine Schulungsphase für die MFA und eine Anpassung der Terminbuchungsprozesse. Online-Terminbuchung, SMS-Erinnerungen und Triage-Funktionen unterscheiden sich je nach Anbieter erheblich. Ein strukturierter Pilotbetrieb in den ersten 4 Wochen mit definiertem Feedback-Prozess hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen.

Worauf Ärzte besonders achten sollten

Ein Systemwechsel kann kurzfristig zu Betriebsunterbrechungen führen, die bei niedergelassenen Ärzten auch versicherungsrechtlich relevant sind. Ärzteversichert empfiehlt, vor einem Wechsel zu prüfen, ob die Praxisausfallversicherung auch technisch bedingte Betriebsunterbrechungen abdeckt, und den Zeitplan so zu legen, dass der Wechsel nicht in umsatzstarke Quartale fällt.

Quellen und weiterführende Informationen

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