Offene Honorarforderungen belasten die Liquidität einer Arztpraxis erheblich. Ein strukturiertes Mahnwesen beginnt nicht erst nach Fälligkeit, sondern setzt bereits bei der Rechnungsstellung an. Mit klaren Prozessen, digitaler Unterstützung und einem klar definierten Eskalationsplan lassen sich Forderungsausfälle deutlich reduzieren.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Rechnungen sollten zeitnah nach der Behandlung versandt werden, idealerweise innerhalb von 14 Tagen
  • Ein dreistufiges Mahnverfahren (Erinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung) mit definierten Fristen ist rechtlich empfehlenswert
  • Bei hartnäckigen Forderungen ist ein Inkassodienstleister oder das gerichtliche Mahnverfahren der nächste Schritt

Ausführliche Antwort

Die erste Rechnung sollte mit klaren Zahlungszielen ausgestattet sein, üblicherweise 14 bis 30 Tage nach Rechnungsdatum. Nach Ablauf folgt eine zahlungserinnerung ohne Mahngebühren, die freundlich formuliert ist und die ursprüngliche Rechnung beifügt. Die erste Mahnung enthält eine klare Frist (weitere 14 Tage) und weist auf entstehende Verzugszinsen hin. Die zweite Mahnung kündigt rechtliche Schritte an und setzt eine letzte Frist.

Praxissoftware wie Medistar, Tomedo oder x.comfort bietet automatisierte Mahnläufe, die das MFA-Team entlasten. Für GOÄ-Abrechnungen bieten externe Abrechnungsdienstleister häufig auch das Forderungsmanagement an. Bei Kassenpatienten obliegt das Mahnwesen gegenüber der KV dem Arzt nicht direkt, jedoch bei IGeL-Leistungen oder privatärztlichen Behandlungsanteilen.

Für Forderungen über 500 Euro und besonders hartnäckige Schuldner empfiehlt sich der gerichtliche Mahnbescheid über das Mahngericht. Die Kosten sind überschaubar (ab 32 Euro Gerichtsgebühr), und der Prozess ist ohne Anwalt möglich. Alternativ übernehmen spezialisierte Inkassounternehmen den Einzug gegen eine Provision von typischerweise 15 bis 25 Prozent.

Worauf Ärzte besonders achten sollten

Ärzteversichert empfiehlt, bei der Forderungsabsicherung auch eine Forderungsausfallversicherung zu prüfen, die größere Ausfälle aus GOÄ-Rechnungen gegenüber zahlungsunfähigen Privatpatienten abdeckt. Diese Versicherung ist insbesondere für Praxen mit hohem Privatpatientenanteil relevant.

Quellen und weiterführende Informationen

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