Das Belegarchiv im Steuerrecht bezeichnet die geordnete, revisionssichere Aufbewahrung aller steuerlich und handelsrechtlich relevanten Unterlagen eines Unternehmens oder einer Freiberuflertätigkeit. Für Arztpraxen gilt die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO sowie bei buchführungspflichtigen Praxen nach § 257 HGB.
Bedeutung für Ärzte
Niedergelassene Ärzte müssen Buchungsbelege, Kontoauszüge, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen, Rechnungen sowie Verträge zehn Jahre aufbewahren. Einfache Geschäftsbriefe und sonstige steuerrelevante Unterlagen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Seit Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) müssen digital erstellte Belege auch digital archiviert werden; eine nachträgliche Umwandlung von Papier in digitale Formate ist unter Einhaltung der GoBD-Anforderungen (Unveränderlichkeit, Lesbarkeit, Auffindbarkeit) zulässig. Bei einer Betriebsprüfung des Finanzamts sind alle archivierten Belege vorzulegen; fehlende Unterlagen können zu Schätzungen führen.
Abgrenzung
Das steuerrechtliche Belegarchiv ist von der Patientenaktenaufbewahrungspflicht nach ärztlichem Berufsrecht (10 Jahre gemäß § 10 MBO-Ä) zu unterscheiden, die eigene Anforderungen stellt. Außerdem ist das digitale Belegarchiv nicht dasselbe wie ein einfaches PDF-Ablagesystem, da GoBD-Konformität spezifische technische Anforderungen verlangt.
Beispiel
Eine Einzelpraxis digitalisiert alle Eingangsrechnungen direkt nach Erhalt und archiviert sie in einer GoBD-zertifizierten Buchhaltungssoftware. Die Papieroriginale werden nach dem Scannen vernichtet; das digitale Archiv ist unveränderbar und mit Zeitstempel versehen. Ärzteversichert weist Praxisinhaber auf die steuerrechtlichen Archivierungspflichten hin, insbesondere beim Praxisverkauf oder Generationenwechsel.
Quellen
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