Dokumentenmanagement im PVS (Praxisverwaltungssystem) bezeichnet die integrierte Verwaltung aller eingehenden und ausgehenden Dokumente einer Arztpraxis, vom Patientenbrief und Befund bis zur Rechnung und Einwilligungserklärung, innerhalb einer digitalen Ablagestruktur mit definierten Zugriffsrechten, Versionierung und revisionssicherer Archivierung.

Bedeutung für Ärzte

Ein funktionierendes DMS (Dokumentenmanagement-System) ist zugleich eine DSGVO-Anforderung und ein Effizienzgewinn: Nach Art. 5 DSGVO müssen personenbezogene Daten durch geeignete technische Maßnahmen geschützt, strukturiert und nur für berechtigte Personen zugänglich sein. Arztpraxen müssen Patientenakten mindestens zehn Jahre aufbewahren (§ 630f BGB), Röntgenaufnahmen zehn Jahre (§ 28 RöV), betriebswirtschaftliche Unterlagen sechs bis zehn Jahre nach HGB/AO. Modernes PVS-Dokumentenmanagement ermöglicht automatische Fristenkontrolle, Volltextsuche und direkte Einbindung von TI-Dokumenten (ePA, DiGA-Berichte). Praxen, die ihre Dokumentation noch papierbasiert führen, riskieren Informationsverlust bei Wasserschaden, Einbruch oder Hardwareausfall.

Abgrenzung

Dokumentenmanagement im PVS ist von der elektronischen Patientenakte (ePA) nach § 341 SGB V zu unterscheiden: Die ePA ist eine patientenseitige, von Krankenkassen bereitgestellte Akte; das PVS-DMS ist das praxisinterne Verwaltungswerkzeug. Beide Systeme können künftig über TI-Schnittstellen synchronisiert werden, sind aber rechtlich und technisch getrennte Systeme.

Beispiel

Eine Allgemeinarztpraxis mit drei Behandlern scannt alle Eingehenden Befunde und Überweisungen in das PVS, ordnet sie automatisch der Patientenakte zu und verschlagwortet sie nach Datum und Dokumententyp. Sucht eine MFA einen Laborbefund vom Vorjahr, dauert die Suche Sekunden statt Minuten. Ärzteversichert empfiehlt, beim Kauf eines PVS explizit auf DSGVO-konforme Archivierung, automatische Löschfristenmanagement und Datensicherungsmechanismen zu achten.

Quellen

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