Das Ersatzverfahren bezeichnet im Kontext der GKV-Leistungserbringung eine Ausweichlösung, die zum Einsatz kommt, wenn die reguläre technische oder administrative Abwicklung nicht möglich ist. Besonders bekannt ist das Ersatzverfahren im Zusammenhang mit der Telematikinfrastruktur: Ist die Online-Prüfung der Versichertenkarte nicht möglich, darf der Arzt den Patienten dennoch behandeln und die Leistung auf anderem Weg dokumentieren.
Bedeutung für Ärzte
Seit der verpflichtenden Online-Prüfung der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) müssen Praxen technisch in der Lage sein, den Versicherungsstatus zu prüfen. Ist dies wegen Systemausfall, fehlendem Internetzugang oder Kartenfehler nicht möglich, gilt das Ersatzverfahren: Der Arzt behandelt trotzdem, dokumentiert den Versicherungsnachweis auf Papier und reicht den Abrechnungsfall mit entsprechendem Vermerk ein. Ohne korrekte Dokumentation drohen Retaxierungen durch die Krankenkassen. Die KBV schätzt, dass in einzelnen Praxen bis zu 2 Prozent aller Behandlungsfälle über Ersatzverfahren abgewickelt werden. Ärzteversichert empfiehlt, den Notfallprozess schriftlich festzuhalten und das Praxisteam regelmäßig zu schulen.
Abgrenzung
Das Ersatzverfahren im technischen Sinne ist zu unterscheiden vom Kostenerstattungsverfahren der GKV: Beim Kostenerstattungsverfahren entscheidet sich der Versicherte bewusst, Privatärzte aufzusuchen und sich die Kosten erstatten zu lassen. Das Ersatzverfahren ist dagegen eine temporäre Notfalllösung innerhalb des Sachleistungssystems und berührt nicht den Leistungsanspruch des Patienten.
Beispiel
An einem Montagmorgen fällt die Telematikinfrastruktur einer Hausarztpraxis wegen eines Routerproblems aus. Zehn Patienten können nicht regulär eingelesen werden. Die MFA dokumentiert Name, Geburtsdatum und Krankenkasse der Patienten manuell, und der Arzt behandelt wie üblich. Die Fälle werden nachträglich korrekt in der Abrechnung erfasst.
Quellen
Persönliche Beratung zu diesem Thema?
Kostenfreie Erstberatung anfragen →