Der Jahresbeitragsnachweis ist eine gesetzlich vorgeschriebene Meldung, die Arbeitgeber, also auch Arztpraxen mit Angestellten, nach § 28f SGB IV einmal jährlich zum 15. Januar für das abgelaufene Beitragsjahr an die zuständige Krankenkasse (als Einzugsstelle) übermitteln müssen. Er enthält eine Zusammenfassung aller im Vorjahr entrichteten Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) für alle beschäftigten Arbeitnehmer.
Der Jahresbeitragsnachweis dient der Abstimmung zwischen den tatsächlich geleisteten monatlichen Beitragszahlungen und den gemeldeten Entgelten.
Bedeutung für Ärzte
Als Praxisinhaber und Arbeitgeber sind niedergelassene Ärzte zur fristgerechten Übermittlung des Jahresbeitragsnachweises verpflichtet. Fehler oder verspätete Meldungen können zu Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung führen. Der Jahresbeitragsnachweis wird in der Regel von der Lohnbuchhaltung oder dem Steuerberater über die Entgeltabrechnung automatisch erstellt. Ärzteversichert empfiehlt, die Beitragskonten regelmäßig auf Stimmigkeit zu prüfen, um aufwendige Korrekturen zu vermeiden.
Abgrenzung
Der Jahresbeitragsnachweis ist von der Jahresmeldung zu unterscheiden: Die Jahresmeldung ist eine Pflichtmeldung für jeden einzelnen Arbeitnehmer (personenbezogen); der Jahresbeitragsnachweis ist eine arbeitgeberübergreifende Zusammenfassung der gesamten Beitragsschuld. Beide Meldungen müssen fristgerecht und korrekt übermittelt werden.
Beispiel
Dr. Gans beschäftigt in ihrer Praxis zwei MFA und eine Teilzeitkraft. Ihre Lohnbuchhaltung erstellt im Januar den Jahresbeitragsnachweis über alle geleisteten Sozialversicherungsbeiträge des Vorjahres und übermittelt ihn elektronisch an die zuständige Krankenkasse. Der Betrag stimmt mit den monatlichen Lastschriften überein; es erfolgt keine Nachforderung.
Quellen
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