Das Terminmanagement in der Arztpraxis umfasst alle Prozesse und Systeme zur Planung, Vergabe und Verwaltung von Patiententerminen. Effizientes Terminmanagement reduziert Wartezeiten, minimiert Leerlaufzeiten und steigert die Patientenzufriedenheit. Moderne Praxisverwaltungssysteme und Online-Buchungstools unterstützen das Terminmanagement digital.

Das Wichtigste in Kürze

  • Kombiniert telefonische, persönliche und digitale Terminvergabe
  • Effizient geplante Terminstruktur reduziert Wartezeiten und Leerlauf
  • Recall-Systeme für Vorsorgeuntersuchungen und Kontrolltermine sichern Patientenbindung

Terminmanagement (Praxis) im Kontext der Arztpraxis

Ein strukturiertes Terminmanagement ist entscheidend für die Wirtschaftlichkeit einer Arztpraxis. Fehlendes oder schlecht organisiertes Terminmanagement führt zu langen Patientenwarteschlangen, Frustration beim Personal und Einnahmeverlusten durch Terminausfälle. Praxen mit gutem Terminmanagement können bei gleicher Kapazität mehr Patienten versorgen und höhere Erlöse erzielen.

Wesentliche Elemente eines professionellen Terminmanagements sind klare Termintypen mit definierten Zeitfenstern, ein Recall-System für Kontrolltermine und Vorsorgeuntersuchungen sowie ein Wartelisten-Management für kurzfristig freie Termine. Das No-Show-Problem, also Patienten, die Termine nicht wahrnehmen und nicht absagen, sollte durch Erinnerungsbenachrichtigungen per SMS oder E-Mail reduziert werden.

Datenschutzrechtlich ist beim Terminmanagement Vorsicht geboten. Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail müssen datenschutzkonform gestaltet sein. Die Einwilligung des Patienten zur digitalen Kommunikation muss vorliegen. Terminmanagement-Systeme, die Patientendaten speichern, unterliegen der DSGVO und müssen mit einem entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag beim Anbieter gesichert sein.

Was Ärzte wissen müssen

Ärzteversichert informiert Praxisinhaber über digitale Risiken im Praxismanagement und empfiehlt eine Cyber-Versicherung, die Datenschutzverletzungen und IT-Ausfälle im Terminmanagement-System abdeckt.

Quellen und weiterführende Informationen

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