Das Terminmanagement einer Arztpraxis bezeichnet alle organisierten Prozesse zur Planung, Vergabe, Verwaltung und Optimierung von Patiententerminen, mit dem Ziel, die Praxiskapazität effizient auszulasten, Wartezeiten zu minimieren und sowohl Patienten- als auch Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Bedeutung für Ärzte
Laut Befragungen warten Kassenpatienten in Deutschland durchschnittlich mehr als drei Wochen auf einen Facharzttermin. Ein strukturiertes Terminmanagement mit klaren Zeitslots, Terminerinnerungen und Puffer für Akutfälle kann die durchschnittliche Wartezeit deutlich senken und gleichzeitig die tägliche Auslastung erhöhen. Digitale Terminbuchungsportale (Online-Buchung) werden von rund 40 % der Patienten bevorzugt und reduzieren den Telefonaufwand des Praxispersonals. No-Show-Raten (nicht wahrgenommene Termine) liegen typischerweise bei 5 bis 15 %; automatisierte SMS- oder E-Mail-Erinnerungen können sie um 30 bis 50 % senken. Für Privatpatienten ist eine getrennte Terminplanung häufig sinnvoll. Ärzteversichert empfiehlt, das Terminmanagementsystem mindestens einmal jährlich auf Effizienz und Datenschutzkonformität zu überprüfen.
Abgrenzung
Das Terminmanagement ist Teil des umfassenderen Praxismanagements und unterscheidet sich von der reinen Praxisverwaltungssoftware (PVS), die alle administrativen Praxisprozesse umfasst. Es unterscheidet sich auch vom Wartezeitenmanagement, das auf das Erlebnis in der Praxis fokussiert, während das Terminmanagement bei der Buchung beginnt.
Beispiel
Eine orthopädische Praxis stellt von telefonischer Terminvergabe auf ein Online-Buchungsportal um. Die No-Show-Rate sinkt von 12 % auf 6 %; die Telefonanfragen des Praxispersonals gehen um 40 % zurück. Der Praxisinhaber kann wöchentlich vier zusätzliche Patienten behandeln.
Quellen
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