Die elektronische Patientenakte (ePA) steht seit Anfang 2025 allen gesetzlich Versicherten zur Verfügung. Für Arztpraxen bedeutet das neue Pflichten und Möglichkeiten. Dieser Leitfaden erklärt alles, was Sie für die Einführung und den Einsatz der ePA wissen müssen.

Grundlagen

Die ePA ist eine digitale Akte, in der Gesundheitsdaten zentral gespeichert werden können. Sie gehört dem Patienten und liegt auf zentralen Servern der gesetzlichen Krankenkassen. Patienten entscheiden selbst, wer Zugriff erhält.

Für Ärzte relevant:

  • Einstellen von Dokumenten: Arztbriefe, Befunde, Medikationspläne können in die ePA des Patienten eingestellt werden.
  • Zugriff auf bestehende Daten: Mit Einwilligung des Patienten können andere Ärzte relevante Vorbefunde einsehen.
  • Opt-out-Modell: Seit 2025 gilt die Befüllung als Standard, Patienten müssen aktiv widersprechen, wenn sie die ePA nicht nutzen wollen.
  • Medikationsplan: Der einheitliche Medikationsplan ist Teil der ePA.

Datenschutz: Ärzte haben nur Zugriff auf Daten, für die der Patient eine Freigabe erteilt hat. Alle Zugriffe werden protokolliert.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

Schritt 1: Technische Voraussetzungen prüfen

Sie benötigen TI-Anschluss, aktuellen Konnektor mit ePA-Modul und ein PVS, das die ePA unterstützt. Prüfen Sie, ob Ihr PVS bereits ePA-fähig ist.

Schritt 2: Mitarbeiter schulen

Schulen Sie alle Mitarbeiter in der Nutzung der ePA: Wie werden Dokumente eingestellt? Wie werden Zugriffsrechte geprüft? Wie wird mit Patienten kommuniziert, die Fragen zur ePA haben?

Schritt 3: Datenschutzkonzept anpassen

Aktualisieren Sie Ihre Datenschutzerklärung und das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten um die ePA-bezogenen Verarbeitungen.

Schritt 4: Arbeitsabläufe integrieren

Integrieren Sie das Einstellen relevanter Dokumente in die normalen Praxisabläufe. Arztbriefe und wesentliche Befunde sollten standardmäßig in die ePA eingestellt werden.

Schritt 5: Patienten informieren

Informieren Sie Ihre Patienten aktiv über die ePA. Erklären Sie, welche Daten Sie einstellen, wer Zugriff hat und wie der Patient Zugriffe kontrollieren kann.

Schritt 6: Notfallszenarien planen

Was passiert, wenn die ePA nicht erreichbar ist? Planen Sie Ausweichverfahren für den Fall technischer Ausfälle.

Häufige Fehler vermeiden

Datenschutzgrundlage nicht dokumentiert: Alle ePA-bezogenen Datenverarbeitungen müssen im Verzeichnis erfasst sein.

Mitarbeiter unzureichend geschult: Mitarbeiter, die die ePA nicht kennen, machen Fehler bei der Einstellung von Dokumenten oder bei der Auskunft gegenüber Patienten.

Patienten nicht informiert: Das Einstellen von Daten ohne Wissen des Patienten kann Datenschutzverletzungen darstellen.

Technische Probleme ignoriert: Konnektorfehler oder veraltete Software blockieren die ePA-Nutzung. Stellen Sie sicher, dass Updates zeitnah eingespielt werden.

Fazit

Die ePA ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Versorgungsqualität. Wer die technischen Voraussetzungen schafft und Mitarbeiter gut schult, profitiert von effizienteren Abläufen. Bei Fragen zu IT-Risiken und Datenschutzversicherung hilft Ärzteversichert weiter.

Quellen:

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