Die elektronische Patientenakte (ePA) ist seit 2025 für alle gesetzlich Versicherten standardmäßig verfügbar und verpflichtet Arztpraxen zur aktiven Befüllung. Niedergelassene Ärzte müssen die technischen, rechtlichen und organisatorischen Anforderungen kennen, um die ePA rechtskonform in den Praxisalltag zu integrieren.

Das Wichtigste in Kürze

  • Arztpraxen sind seit 2025 verpflichtet, relevante Behandlungsdaten in die ePA einzupflegen
  • Die technische Anbindung erfolgt über das Praxisverwaltungssystem und die Telematikinfrastruktur
  • Datenschutz und Zugriffsrechte der Patienten sind bei der ePA-Nutzung strikt zu beachten

Grundlagen: Die ePA und ihre Bedeutung für Arztpraxen

Die elektronische Patientenakte wurde schrittweise eingeführt und ist seit dem 15. Januar 2025 für alle gesetzlich Versicherten ohne aktiven Widerspruch aktiviert. Die Akte ermöglicht die sektorenübergreifende Dokumentation von Diagnosen, Befunden, Medikationsplänen und Arztbriefen. Patienten können selbst festlegen, welche Leistungserbringer auf welche Dokumente zugreifen dürfen.

Für Arztpraxen bedeutet die ePA eine neue gesetzliche Pflicht zur strukturierten Datenweitergabe. Gleichzeitig bietet sie Vorteile bei der Informationskontinuität, wenn Patienten mit Vorbehandlungen aus anderen Einrichtungen kommen. Die rechtliche Grundlage bildet das Digitale-Versorgung-und-Pflege-Modernisierungs-Gesetz (DVPMG) sowie das SGB V.

Schritt für Schritt: ePA in der Praxis einführen

Im ersten Schritt wird das Praxisverwaltungssystem auf ePA-Kompatibilität geprüft. Der Softwareanbieter muss eine zertifizierte Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) und das ePA-Modul bereitstellen. Fehlende Zertifizierungen können zu Sanktionen durch die Kassenärztliche Vereinigung führen.

Im zweiten Schritt werden Praxismitarbeiter geschult. Die ePA-Nutzung erfordert ein Verständnis der Zugriffsrechte, der Dokumentationspflichten und der Datenschutzanforderungen. Wer darf welche Einträge anlegen, welche Dokumente sind verpflichtend zu übertragen, und wie werden Widersprüche von Patienten korrekt verarbeitet?

Im dritten Schritt werden interne Workflows angepasst. Die Befüllung der ePA sollte systematisch in bestehende Dokumentationsroutinen integriert werden, etwa durch automatische Übertragung von Arztbriefen und Diagnosen nach Abschluss einer Behandlung. Manuelle Nacharbeit ist zu minimieren, um den Praxisablauf nicht zu belasten.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Ein häufiger Fehler ist die fehlende Prüfung der Patientenzugriffsrechte vor dem Dateneintrag. Patienten können einzelne Dokumente oder ganze Kategorien für bestimmte Leistungserbringer sperren. Wer diese Einstellungen ignoriert, riskiert Datenschutzverstöße und Bußgelder. Ein weiterer Fehler ist die unvollständige Schulung des Praxispersonals, die zu inkonsistenter Datenpflege führt.

Ärzteversichert empfiehlt Praxisinhabern, die Einführung der ePA als umfassendes Digitalisierungsprojekt zu behandeln und die Berufshaftpflichtversicherung auf Abdeckung digitaler Dokumentationsfehler zu prüfen. Eine aktuelle Police sollte explizit IT-bezogene Haftungsrisiken einschließen.

Fazit

Die ePA ist ein zentrales Element der digitalen Gesundheitsversorgung und erfordert eine strukturierte Einführung in jeder Arztpraxis. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen und weiterführende Informationen

Persönliche Beratung zu diesem Thema?

Kostenfreie Erstberatung anfragen →