Die Wahl der richtigen Praxisverwaltungssoftware (PVS) ist eine der wichtigsten Investitionsentscheidungen für Praxisinhaber. Sie prägt täglich die Effizienz der Praxisabläufe, die Qualität der Dokumentation und die Abrechnungsgenauigkeit. Eine Fehlentscheidung ist teuer und aufwendig zu korrigieren.

Das Wichtigste in Kürze

  • Eine gute PVS muss die Anforderungen an EBM- und GOÄ-Abrechnung, ePA und TI-Anbindung erfüllen
  • Benutzerfreundlichkeit und Supportqualität sind ebenso wichtig wie der Funktionsumfang
  • Eine Testphase und ein Referenzbesuch in einer ähnlichen Praxis sind vor der Kaufentscheidung empfehlenswert

Grundlagen: Was eine Praxisverwaltungssoftware leisten muss

Eine moderne Praxisverwaltungssoftware deckt mehrere Funktionsbereiche ab: Terminverwaltung und Patientenverwaltung, klinische Dokumentation, Abrechnung nach EBM und GOÄ, Verordnungsmanagement sowie Schnittstellen zur Telematikinfrastruktur (TI) und zur elektronischen Patientenakte (ePA). Seit 2022 ist die Anbindung an die TI für alle Vertragsarztpraxen verpflichtend.

Die KBV zertifiziert Praxisverwaltungssysteme für die GKV-Abrechnung. Nur zertifizierte Systeme können für die Abrechnung über die Kassenärztliche Vereinigung genutzt werden. Die aktuelle Liste zugelassener Systeme ist auf der KBV-Website einsehbar. Bei der Einführung der ePA ab 2025 und der schrittweisen Digitalisierung steigen die Anforderungen an die Interoperabilität kontinuierlich.

Kosten entstehen nicht nur durch die Lizenzgebühr, sondern auch durch Schulungsaufwand, Migrationsprojekte bei einem Wechsel und laufende Supportgebühren. Eine Vollkostenbetrachtung über fünf Jahre ist die seriöse Grundlage für einen Anbietervergleich.

Schritt für Schritt: Die richtige PVS auswählen

Schritt 1: Anforderungsprofil erstellen. Listen Sie alle benötigten Funktionen auf und priorisieren Sie: Was ist unverzichtbar, was wäre nice-to-have?

Schritt 2: Anbieter vorauswählen. Recherchieren Sie die führenden PVS-Anbieter (zum Beispiel Medistar, Turbomed, Dampsoft, CGM M1 Pro) und prüfen Sie deren KBV-Zertifizierung.

Schritt 3: Demos anfordern und vergleichen. Lassen Sie sich von mindestens drei Anbietern eine Live-Demo zeigen und bringen Sie Ihre wichtigsten Praxisszenarien als Testfälle mit.

Schritt 4: Referenzpraxen befragen. Sprechen Sie mit Kollegen, die das System bereits nutzen, über Alltagserfahrungen, Supportqualität und bekannte Schwächen.

Schritt 5: Vertrag sorgfältig prüfen. Achten Sie auf Kündigungsfristen, Datenmigrations-Klauseln und die Regelungen zur Datensicherheit und zum Dateneigentum.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Ein häufiger Fehler ist die Entscheidung auf Basis des niedrigsten Anschaffungspreises ohne Berücksichtigung der Folgekosten. Günstige Systeme können durch hohe Supportgebühren oder teure Anpassungen teurer werden als qualitativ hochwertigere Alternativen.

Ärzteversichert empfiehlt, parallel zur PVS-Auswahl auch IT-Sicherheit und Cyberversicherung zu bedenken. Praxissoftware enthält hochsensible Patientendaten, und ein Cyberangriff oder ein Datenverlust kann den Praxisbetrieb lahmlegen.

Fazit

Eine sorgfältige, anforderungsbasierte Auswahl der Praxissoftware spart langfristig Zeit und Geld. Weitere Artikel finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen und weiterführende Informationen

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