Die elektronische Patientenakte (ePA) ist seit dem 15. Januar 2025 als Opt-Out-Verfahren für alle GKV-Versicherten Standard. Für Ärztinnen und Ärzte bedeutet das ab 2026: aktive Befüllung mit relevanten Befunden, Widerspruchsprüfung vor jedem Schreibvorgang und Anbindung über das Praxisverwaltungssystem (PVS) und KIM (Kommunikation im Medizinwesen).

Ärzte sind ab 2026 verpflichtet, behandlungsrelevante Daten in die ePA des Patienten einzustellen, sofern dieser nicht aktiv widersprochen hat. Die technische Anbindung erfolgt über das PVS, die Telematikinfrastruktur (TI) und KIM. Verstöße können sanktioniert werden, die Honorarrelevanz ist fachrichtungsspezifisch geregelt.

Hintergrund

Die ePA-Opt-Out-Regelung wurde mit dem Digital-Gesetz (DigiG) eingeführt. Seit Januar 2025 erhalten alle gesetzlich Versicherten automatisch eine ePA, sofern sie nicht aktiv bei ihrer Krankenkasse widersprochen haben. 2026 treten zentrale Pflichten in Kraft:

  • Befüllpflicht für niedergelassene Vertragsärzte: Behandlungsrelevante Befunde (z. B. Laborwerte, Arztbriefe, Diagnose-Codes) müssen in die ePA eingestellt werden.
  • Widerspruchsprüfung vor jedem Schreibvorgang: Hat der Patient für die konkrete Leistungsart oder den konkreten Leistungserbringer widersprochen, darf nicht geschrieben werden.
  • KIM-Anbindung als technische Voraussetzung: Praxen ohne funktionierende KIM-Adresse können den ePA-Datenaustausch nicht durchführen.
  • Schreibrechte über das PVS mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) oder Praxisausweis (SMC-B).
  • Dokumentationspflicht im Praxis-Verwaltungssystem: jeder ePA-Schreibvorgang ist nachvollziehbar zu protokollieren.
  • Übergangsfristen und Sanktionen: Bei Nicht-Einhaltung drohen ab Mitte 2026 schrittweise Honorarabschläge, deren Höhe noch in der Abstimmung ist.

Was Ärzte konkret tun sollten

  • PVS-Update sicherstellen: Mit dem PVS-Anbieter prüfen, ob die Konnektor- und ePA-Module aktuell sind (Details zur ePA-Implementierung).
  • KIM-Adresse einrichten: Falls noch nicht vorhanden, KIM-Dienst beim CompuGroup, Doctorbox oder D-Trust beantragen. Lieferzeiten von 2 bis 6 Wochen einplanen.
  • MFA und MTA schulen: Personal, das Daten in die ePA einstellt, muss die Widerspruchsprüfung und Schreibrechte sicher beherrschen.
  • Widerspruchs-Workflow integrieren: Vor jedem ePA-Schreibvorgang prüft das PVS automatisch den aktuellen Widerspruchsstatus. Den Praxisablauf entsprechend anpassen.
  • Patientenkommunikation klären: Patienten über die ePA-Befüllung informieren, insbesondere bei sensiblen Befunden (häufige Fehler bei der ePA).
  • Berufshaftpflicht prüfen: Sicherstellen, dass die Berufshaftpflicht IT-Pannen und Datenschutzverstöße im Zusammenhang mit der ePA abdeckt.

Wann gilt das nicht?

PKV-Versicherte haben keinen automatischen Anspruch auf die ePA der GKV. Für sie gilt das Verfahren nur, wenn ihre Versicherung eine vergleichbare digitale Akte anbietet. Privatärztlich tätige Praxen ohne KV-Zulassung sind nicht zur Befüllung verpflichtet, profitieren aber von der freiwilligen Anbindung. Stationäre Behandlungen werden über separate Krankenhaus-Workflows in die ePA eingestellt.

Quellen

Verbindliche technische Spezifikationen veröffentlicht die gematik. Ärzteversichert unterstützt Praxen bei der Berufshaftpflicht- und Cyber-Absicherung rund um die ePA-Pflicht und vermittelt Versicherungslösungen, die IT-Pannen und Datenschutzverstöße abdecken. Weitere Beiträge in der Blog-Übersicht.

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